Articulate Gebruikersdagen 2018

Vandaag sprak ik op de 8e Articulate gebruikersdagen in Utrecht. In mijn sessie besprak ik de 20 vragen de je moet stellen om tot een goede business case te komen voor een training en support oplossing. Ik geloof dat dit een cruciale stap is die genomen moet worden voordat je gaat beginnen met een leerdoelen analyse. Een training hoeft immers niet de oplossing te zijn voor het probleem dat je klant heeft.

Het was de eerste keer dat ik deze vragen in een soort van ‘inspiratiesessie’ deelde en de feedback die ik kreeg was erg goed. Het is altijd mooi om te zien dat het klikt bij de deelnemers van een sessie.

Hieronder vind je mijn slides en daarmee alle vragen. Succes!

20 questions to ask before talking about learning objectives!

Reading time: 2,5 minutes
This post appeared first on LinkedIn.

I’ve been in Learning and Development for over 12 years now. It has been quite the learning journey for me, as I went from starting out in the role to being, well…, more experienced. One of the things that have continuously evolved over the years are the questions I’m asking my clients. Asking the right questions makes all the difference.

When I started out as an e-learning specialist my questions were focused on building the best possible e-learning module. Over the years I’ve learned that even though my job title might constrict me to ‘learning and development’, focusing on the product of a training request isn’t the best way to help my clients nor my organization.

I should be asking questions about the problem or change that we are trying to address and that address the desired outcome. I should not be jumping into learning objectives and solutions from the go. …and neither should you!

So what are the right questions to ask?

Good question! As I mentioned, my list of questions is an ever-evolving one.

The questions below have helped me, and my clients tremendously in painting a clear picture of where we are, where we want to be and how to prove what we are doing is actually working!

I am sharing these with you because we, as Learning and Development professionals need to better. We need to stop being a course factory and start building learning and performance solutions that actually work in the long term.

These questions, rooted in performance consulting, might just help you get started!

20 Questions to ask before talking about learning objectives!

  1. What is the problem/challenge you are trying to address?
  2. What is the business reason for this request?
  3. Do you have an idea for a solution in mind already?
  4. Who are the stakeholders and what are their roles (RACI)? What is their stake in this?
  5. Have you done a root cause analysis for the problem/challenge? What is the result?
  6. What will happen if we do nothing? What is the impact to the organization?
  7. What changes will we see in the organization when we implement this solution (What does success look like)?
  8. How can we measure the impact of the solution (with existing means)?
  9. Are there existing/immediate issues and/or behaviors that need addressing?
  10. What areas affect the desired outcome (Ability, Motivation, Organisational barriers …)?
  11. What are risks/challenges we need to consider?
  12. What is the desired timeline? Why this timeline?
  13. Is there a budget (range) known?
  14. What does the Target audience look like? How many people? Different roles? New starters? Existing? Access to digital? Mandatory? Language requirements? When will they take this training? Where would they look for information/support? …?
  15. Which others are affected by this problem/challenge?
  16. Which employees (5) can we talk to that experience/are impacted by the problem/challenge?
  17. What materials are available already and where? Is it being used? What works, what does not (proven)? Reusable? Scalable?
  18. Which technical requirements and limitations do we need to take into account?
  19. Which cultural aspects do we need to take into account?
  20. Is there anything relevant to this project I should know that I haven’t asked about?

So what are your thoughts? Questions, remarks? Drop me a comment below!

My favorite Learning & Development books!

Reading time: 2.5 minutes
This post appeared first on LinkedIn.

I often get asked what my favorite learning and development books are. I love books, especially those written by thought leaders in our industry. There’s such a wealth of information in them and they can be a great resource on the go. Here are a few books (in random order) I’d recommend to any L&D/HRD Professional.

702010 towards 100% performance [link]

This book really helped me understand the 702010 framework. It is an amazingly well-designed book that is very thorough. Jos, Charles and Vivian describe how the three pieces of the puzzle come together via a distinct set of roles that should exist within a modern L&D department.

Innovative Performance Support: Strategies and Practices for Learning in the Workflow [link]

This is probably the oldest book on my list as I had the honor to proofread it some years ago. Any organization that is moving from the traditional ‘training mindset’ to a modern ‘performance mindset’ will find this book extremely useful as it focuses on Performance Support in the workplace. To me, this methodology is the most pragmatic way to start the 702010 journey.

Learning in the Modern Workplace [link]

Honestly, I love Jane Hart and everything she does for our industry. Her book(s) and blog should be mandatory for anyone that is involved in an L&D or HRD role. Jane’s book is absolutely one of my favorites. An absolute must-have!

Show your work [link]

Jane Bozarth put together a great book that truly shows the value of ‘working out loud’. By showing your work you support productivity, improve performance, encourage reflective practice, and so much more.

Revolutionize Learning & Development: Performance and Innovation Strategy for the Information Age [link]

Okay, I’ve only read a GetAbstract book summary but I still want to put this one on this list. I think Clark Quinn really sends a clear message with his book and understands the need and urgency for L&D to change like no other! I’ll add this book to my bookshelf as soon as I’ve completed the books on my nightstand.

Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days [link]

I’ve only recently come across Design thinking and Sprints for learning but I find it an amazing process that really helps you step away from the solution and helps you find out what really works before spending a lot of time and money on a solution that won’t get the results you’re looking for. There’s also a great explanatory video playlist right [here].

Slide:ology: The Art and Science of Creating Great Presentations [link]

Training and workplace supporting materials are often slide-based. Nancy Duarte is the queen of presentations and her book is a great addition to anyone that creates learning materials.

All Articulate e-books [link]

As an Articulate Super Hero, it might be obvious to add this to the list. The team at Articulate has really put together a great set of compact e-learning design related e-books that will help any starting professional creating better e-learning.

Steal like an Artist [link]

I love this little book! Austin Kleon tells a great story. Get inspired by him and by the work of others to get better yourself. I’ve learned so much from other people’s work, deconstructing, recreating examples with the tools I have at my disposal.

These books are currently on my nightstand

I truly believe these books will help you grow as a professional and in turn, you will help grow our profession from course factory to strategic business partner!

Thoughts, insights? Any books you would like to recommend? Leave me a note in the comments below. And if you like this post please share it with your network.

Van Idee tot Realiteit: Performance Support in de Fabriek!

Leestijd: 3,5 minuten
Deze post verscheen als eerst op LinkedIn.

Joost Smilde is een L&D Specialist en Learning Developer bij FrieslandCampina. Onlangs sprak ik hem en hij vertelde over hoe hij succesvol een performance support oplossing heeft geïmplementeerd in een fabrieksomgeving. Dit gebeurt nu via een tablet met een app die de operators ondersteunt in het oplossen van verstoringen tijdens het productieproces.

Joost, wat was de vraag die je kreeg uit de organisatie?

De vraag die ik kreeg uit de organisatie was om onze mensen in de fabriek in Borculo, waar o.a. kindervoeding wordt geproduceerd, te trainen om verstoringen aan de productielijn op te lossen. Zo’n verstoring komt tenminste eenmaal per week voor en kost de organisatie zo’n € 42.000 per week. Een kwart van deze verstoringen werd veroorzaakt door foutief handelen van de operators. Daar was dus enorme winst te behalen.

Hoe ben je tot deze oplossing gekomen?

Bij FrieslandCampina moeten we meetbare impact realiseren van onze oplossingen. We hebben daarom bewust gekozen om niet direct naar standaard leeroplossingen, zoals klassikale training of e-learning, te grijpen. Om van analyse tot ontwikkeling te komen gebruiken ik een voor ons gestandaardiseerde workflow (zie afb.1) die ons in staat stelt, in een iteratief proces, op zoek te gaan naar de juiste oplossingen voor het probleem.

Je bent niet de drogist die een medicijn aanbied maar de arts die de diagnose stelt en de juiste behandeling start.

Samen met het projectteam dat uiteindelijk bestond uit zes personen, een paar operators en quality assurance medewerkers en ikzelf, zijn we aan de slag gegaan. Op de werkvloer dus!

Om te beginnen nam ik ze mee in de mindset change, van een standaard training naar een bredere performance oplossing. Ik begeleidde ze met het analyseren, ontwerpen en ontwikkelen van wat later de app zou worden die nu in de fabriek gebruikt wordt. Je kunt dit zien als een agile, design thinking proces dat ik faciliteerde.

Wat zijn de uitdagingen waar je tegenaan bent gelopen en hoe heb je ze aangepakt?

Het is makkelijk terug te grijpen naar oplossingen die ‘je al in de kast hebt staan’. Leeroplossingen die gisteren goed werkte zijn geen garantie voor succes vandaag. Door het standaard trainingsidee los te laten konden we met een schone lei beginnen.

Na een brainstormsessie bedachten we een interactieve PowerPoint module waarin we alle bekende verstoringen en hoe ze op te lossen plaatsten. Deze PowerPoint konden we op een tablet draaien waardoor operators op de werkvloer gebruik zouden kunnen maken van de actuele informatie waarmee zij de verstoringen stapsgewijs kunnen oplossen. Toen we op ruim 90% van de ontwikkeling waren kwamen we tot de conclusie dat we een enorm content monster aan het creëren waren. Het onderhouden en aanvullen hiervan was gedoemd te mislukken omdat het niet in het moment zelf kon. Terug naar het tekenbord dus. Na middag zoeken op internet kwamen we op het idee om zelf een echte app te bouwen die gekoppeld was aan een database. Het moest ook echt zelf want het budget en de resources waren minimaal.

Durf wat je al hebt bedacht weg te gooien!

De volgende uitdaging was ICT. Je weet dat als je werkplekondersteuning beschikbaar wil hebben op de werkvloer en daarbij real-time onderhoudbaar wil maken, je digitaal moet gaan. In dit geval wilde we een app gaan bouwen. Dat hadden we nog niet eerder gedaan. Als je dit soort nieuwe wegen inslaat ga je meestal voorbij aan de bestaande standaarden. Hierbij helpt het de juiste mensen te kennen binnen de organisatie, die je willen helpen en vertrouwen hebben in de business case. Je moet echt een duidelijk ‘what’s in it for you’ verhaal aan de man brengen.

Hierdoor zat ik, boven verwachting, al snel samen met ICT en Microsoft om tafel om te kijken hoe we met Office365 de gewenste app konden gaan bouwen.

Kun je iets vertellen over het resultaat, de impact op de organisatie?

Deze oplossing met een budget van €1000,- , 6 mensen die 1x per week samen kwamen, in een doorlooptijd van 12 weken, op één locatie levert de organisatie een besparing van ruim €200.000,- nog voor het einde van het jaar. En dat gaat volgend jaar natuurlijk gewoon door.

Wat ik nog mooier vind is de impact op de mensen. De operators geven aan niet meer onzeker te zijn als er een verstoring plaats vindt. Ze weten precies welke stappen ze moeten nemen en wanneer ze de Technische dienst er bij moeten halen. De app ondersteunt ze bij het oplossen van de verstoring en geeft ze de mogelijkheid nieuwe verstoringen te analyseren en vast te leggen.

Zijn er dingen die je de volgende keer anders zou doen?

Zeker! Ik zou nog sneller dingen laten vallen, kleinere prototypes maken. Als ik dat gedaan had hadden we misschien in de vierde week al aan het bouwen van de app begonnen!

Nieuwschierig naar meer details? Joost deelde zijn werkwijze en ervaringen op 26 september tijdens een lunchsessie bij Bright Alley. Lees hier het verslag van deze sessie.

Van 70.000 naar 1.000 trainingsuren! De Kracht van Performance Support

Leestijd: 6 minuten
Deze post verscheen eerst op LinkedIn.

In 2016 is AkzoNobel Corporate IT begonnen met de globale uitrol van Office365. De eerste applicatie die globaal beschikbaar werd was Sharepoint Online. Deze applicatie verving het oude Sharepoint 2010 waarop het intranet draaide. De implementatie is door AkzoNobel aangegrepen om een aantal organisatorische en procedurele verbetering door te voeren omtrent het gebruik van SharePoint Online.

Ik werd vanuit mijn rol bij Global Learning & Development benaderd om mee te denken met de adoptie van SharePoint Online, het nieuwe intranet, en het opzetten van de benodigde training voor de verschillende doelgroepen.

Corporate IT had al nagedacht over een de oplossing en zaten te denken aan het volgende:

  1. Voor de doelgroep ‘Alle medewerkers’ wilden ze graag een half uur elearning om ze te trainen in de basics van sharepoint gevolgd door een webinar van één uur om specifieke zaken toe te lichten.
  2. Voor de doelgroep ‘Site-owners’ wilden ze graag een half uur elearning en één dag klassikale training, gevolgd door 2 follow-up webinars van één uur.
  3. Voor de doelgroep ‘News-editors’ wilden ze graag een workshop van een dagdeel (4 uur) om ze kennis te laten maken met het nieuwe news-center.

Ik zette deze wensen op een rijtje en berekende hoeveel trainingsuren dit zou opleveren om te kijken wat de impact zou zijn op de organisatie, iets wat ik altijd doe bij een globale uitrol. In totaal zou deze oplossing de organisatie zo’n 70.000 uur aan training kosten, los van de ontwikkeling van het trainingsmateriaal. 70.000 manuren, daar schrokken we wel van. Hoe zou dat anders kunnen?

Ik stelde voor om op basis van het 5 Moments of Need analysemodel een inschatting te maken van wat er nodig is. Dit leermodel focust op de kritische en belangrijke taken die de doelgroepen moeten uitvoeren en de daarbij benodigde kennis. Het richt zich dus op de prestatie van de medewerker in zijn of haar specifieke rol, in dit geval, werken met SharePoint Online.

Door een Performance bril…

Samen met een Performance consultant die gespecialiseerd was in het 5 Moments of Need model en inhoudsdeskundigen van Corporate IT werd een taakanalyse en kritische vaardigheden analyse workshop gehouden. Op basis hiervan kwamen we al snel tot de conclusie dat de ‘alle medewerkers’ doelgroep niet veel kritische taken had en eigenlijk geen directe training nodig had. Ze zouden goed geholpen kunnen worden met ‘How-to’ achtige Job-aids en Quick reference materialen. Doordat deze groep geen formele training zou ontvangen viel er ineens zo’n 48.000 uur aan training weg. Het leren vindt plaats tijdens het werk doordat ze altijd beschikking hebben over het naslagwerk.

Hetzelfde deden we voor de ‘site-owners’. Daar kwamen wel wat kritische taken naar voren, bijvoorbeeld het zetten van de juiste rechten binnen de site, maar ook een hoop taken die wel belangrijk waren maar niet per sé in een training hoeven, zoals het zetten van een notificatie op een document library. Deze taken zouden ook toegankelijk gemaakt kunnen worden met ‘How-to’ achtige Job-aids en Quick reference materialen zoals dat ook bij de ‘alle gebruikers’ doelgroep zou gebeuren. Het resultaat van deze analyse leidde tot één elearning module van een half uur waarin alleen de kritische taken behandeld werden en waarin Site-owners leerden waar ze deze informatie en de overige belangrijke taken konden terugvinden op de daarvoor opgezette support portal (een Sharepoint intranet site). Hierdoor gingen we van 21.000 uur naar 1000 uur training en werd dus zo’n 20.000 uur aan formele training bespaard.

Als laatste werd samen met Corporate Communicatie de kleine doelgroep ‘News-editors’ onder de loep genomen en ook hier hetzelfde resultaat. De 4 uur durende workshop werd teruggebracht naar een korte elearningmodule van 15 minuten waarin de kritische en belangrijke taken op een ‘how to…’ wijze gepresenteerd werden. Korte videos en duidelijke, kort uitgeschreven stappen maakten de module direct een tool die tegelijk kon dienen als referentiemateriaal om naar terug te grijpen.

De twee dagen durende 5 Moments of Need analyseworkshop had zijn geld dubbel en dwars opgeleverd. Er was een duidelijk inzicht in de doelgroepen, hun kritische en belangrijke taken en de daarbij benodigde kennis en hoe deze optimaal aan te bieden aan de diverse doelgroepen. Daarbij werd de formele trainingsduur teruggebracht van 69.128 uur naar 1008 uur!

Meten is weten!

Het terugbrengen van de formele trainingsuren was één ding. Als we al die informatie via een support portal zouden aanbieden moest dat natuurlijk ook wel gebruikt worden. Hoe laat je de doelgroepen weten waar ze deze informatie vinden en hoe ze het kunnen gebruiken? Hoe meet je hierin of je succesvol bent?

Bij AkzoNobel werd besloten om binnen het SharePoint intranet een intranetsite op te zetten die zich volledig richtte op de ondersteuning van de migratie en de adoptie van het nieuwe platform. Deze site was erg makkelijk te vinden doordat er een grote banner werd geplaatst op de landingspagina van het intranet en door de e-mailcommunicatie rondom de lancering van het nieuwe intranet.

Door wekelijks de SharePoint statistieken bij te houden zagen we dat de eerste weken de support portal 5.000 tot 7.000 keer per week bezocht werd. Een paar maanden later zagen we dat zakken tot een stabiele 500 tot 700 keer per week. De portal werkte. Mensen wisten het te vinden en maakten er gebruik van.

Uit navraag bij de helpdesk leerde we dat het aantal vragen dat daar binnenkwam lang niet zo hoog was als verwacht. Daarnaast was de portal ook een ideale plek om medewerkers weer naar toe te verwijzen omdat de veel voorkomende vragen doorgaans al behandeld waren binnen de support portal. Nieuwe vragen en informatie konden ook makkelijk toegevoegd worden aan de portal waardoor de portal actueel bleef en de waarde van de portal bleef groeien. 

SharePoint als performance support portal

Bij AkzoNobel hebben we bewust gekozen om gebruik te maken van de infrastructuur die aanwezig is. Daarom hebben we in SharePoint, binnen de bestaande templates een structuur opgebouwd zodat de medewerkers snel bij de juiste informatie kunnen komen. Dit alles vraaggestuurd (Hoe doe ik…) en op basis van rol, waar mogelijk.Op deze manier krijg je als Site-owner dus alleen de informatie die voor jouw rol relevant is en hoef je dus zelf minder te zoeken en te filteren.

Op deze manier krijg je als Site-owner dus alleen de informatie die voor jouw rol relevant is en hoef je dus zelf minder te zoeken en te filteren.

Sneller resultaat, minder tijd aan het zoeken en vlug weer verder met je werk!

Op de site worden Site-owners gewezen op hun verantwoordelijkheden als owner en de daarbij verplichte e-learing. Aan de zijkant zien ze alle beschikbare referentiematerialen. Dit is een combinatie van standaard Online SharePoint help pagina’s (handig want dit wordt door Microsoft onderhouden), eigen Job-aids, videos, etc.

Job-aids

De Job-aids zijn nog al eens aan verandering onderhevig en daarom is er gekozen voor een eenvoudig maar effectief gebruik van een Word template. Weinig vormgeving maar wel een duidelijke structuur volgens de 5 Moments of Need methodologie.

Een bijkomend voordeel voor het IT team dat de support portal beheert is dat ze direct, online in SharePoint de Word documenten kunnen aanpassen wanneer er een update nodig is. Het versiebeheer word geregeld door SharePoint en ze hoeven niet steeds nieuwe documenten te creëren en te uploaden!Video’s

Video’s

Doordat Office365 ook een video platform heeft is het uploaden en delen van videos makkelijker dan ooit. Een korte schermopname is zo gemaakt en gedeeld via de support portal waar het direct ge-embed kan worden in een pagina of document. Door de ‘Commentaar’ functie kunnen medewerkers aangeven of er nog onduidelijkheden zijn of andere praktische tips aandragen.Van support tot micro-learning

De verschillende elementen van de support portal kunnen ook gecombineerd worden om er een korte elearning module van te maken. Bij AkzoNobel hebben we gekozen een module te ontwikkelen die op elk device toegankelijk is om het optimaal toegankelijk te maken voor de gebruikers. Het is een verzameling van korte videos uit de lanceer-communicatie en support portal en de quick-steps uit de job-aids die per rol beschikbaar zijn. Ook voor de e-mailcommunicatie voor de lancering werden materialen uit de support portal herbruikt.

Op deze manier kun je op efficiënt de beschikbare materialen voor meerdere doeleinden inzetten.

Conclusie

Soms kan een training een goed plan lijken maar het is ontzettend belangrijk te kijken wat alle bijkomende factoren, in dit geval tijdsbesteding, zijn om een compleet beeld te schetsen.

We de organisatie niet alleen een werkdisruptie van ruim 68.000 manuur bespaard, we hebben de 46.000 medewerkers van AkzoNobel ook niet nodeloos blootgesteld aan ‘generieke’ training die weinig relevant was, en snel vergeten zou worden.

Minder training, meer ondersteuning, hogere impact!

We hebben de impact inzichtelijk gemaakt middels de beschikbare statistieken en aangetoond dat de oplossing werkt. We hebben alle trainingsmaterialen in-house kunnen ontwikkelen met bestaande middelen en daarmee gezorgd dat we het ook zelf kunnen onderhouden.

Daarnaast is het team van Corporate IT is door de 5 Moments of Need workshop zelf in staat om nieuwe materialen en zelfs nieuwe projecten te analyseren.

Dat maakt de medewerkers blij, dat maakt de organisatie blij en het maakt mij blij om als Learning & Development professional een waardevolle bijdrage te leveren aan de impact van het project binnen de organisatie.

How L&D can (and should) impact your organization!

Reading time: 2 minutes
This post appeared first on LinkedIn.

Have you ever wondered what it is that makes you ‘happy’ at work? Do you know the answer? I think I do…

High performance… That’s it. And if you reflect on it you know it is true. Think about all those times that you finished your day and drove home with that intense feeling of satisfaction and accomplishment. You know you’ve done an amazing job that day or perhaps finished a project in a way you hadn’t imagined possible. You were able to perform at your highest level and there’s just nothing like that feeling!

And it doesn’t stop there. The next day you arrive at work you’ve still got that buzz. That feeling of happiness you get from being able to operate at the top of your ability has increased your engagement as an employee. Today you will look at the challenges you and your organization faces in a different way. Your brain is in a ‘can-do, getting-things-done’ state. You’ll be more productive and, bringing that attitude into work you’ll affect the people you work with and the projects you work on. When you are able to impact those people and projects it’s quite likely that that positive attitude will lead to more engaging conversations which lead to more innovative solutions that benefit the company and its customers.

This is exactly what happens in high performing teams. They create a self-sustaining high performance loop.

That means that if we, as Learning and Development and HR professionals, want to contribute to our business impact we need to improve employee happiness. That means supporting them in any way possible to create the circumstances that will allow them to perform at the top of their ability. For the past decade I’ve been hearing senior leaders as well as L&D and HR professionals talk about creating a ‘learning culture’ in their company when what they really need is a ‘performance culture’.

“People don’t come to work to learn. They come to work to work, to do their jobs to the best of their ability.

Laura Overton from Towards Maturity states that one thing is clear from their latest report ‘Unlocking potential’; “People want to be able to do their jobs better and faster!”. To me that clearly signifies a big change for L&D. We need to refocus from the traditional creation of courses and programs to more performance based solutions that have a direct impact in the workplace. How can we support our employees to maximize their day-to-day performance? How do we help managers identify top performers and learn from what it is they do different from the ones with average performance so they can increase the performance of their entire team? How do we start building a culture of high-performance?

Now I don’t pretend to have all the answers (sorry about that) but I do believe it starts with moving from Content to Context. Learning solutions (and HR Infrastructure) should support employees with the right content in their moment of need, which is mostly while they are doing their jobs. No more ‘one size fits all’ training programs but contextualized and role specific support to ensure people can keep performing critical tasks and don’t get bogged down getting trained in trivial meaningless tasks that add little value.

Support your employees in achieving their maximum performance and you’ll impact their happiness, engagement and ultimately their productivity and innovation!

This obviously doesn’t happen overnight but ask yourself:”What change can I make today that will have an impact tomorrow?”.

Why quick-wins are killing your organization!

Reading time: 1 minute
This post appeared first on LinkedIn.

Quick-wins or low-hanging fruit as some people call them are the scourge of your organization. Why? Because, in organizations with high work pressure and little resources, they’re the first point of action while they’ve got the least impact.

What is it with quick-wins that gives us a sense of accomplishment? Does it look good on a status report to see that you’ve completed various actions? Or do we really think we are making progress?

If you’re honest with yourself, as a senior professional, do you truly believe those quick-wins made a real difference? Did they impact your organization in a way that increased employee performance? Did they have a lasting effect on desired business outcomes? No? I didn’t think so.

I believe, especially for companies with high work pressure and little resources, focusing on the big project that has a clear business impact is a smarter way to apply your scarce resources. Especially for more senior professionals as such projects are more challenging and rewarding, both on a professional as a personal level.

So does that mean we should drop quick-wins all together? Not per se. Some of these projects can be valuable to address, simply don’t use senior staff to pick them up. Junior employees can learn a lot from such quick win projects. You can trust to address them as they see fit and have a senior employee coach them where they require support. This way you’ll keep your high performers engaged working on challenging projects that impact the business and you are growing your junior professionals with the trust given in running projects on their own.

So next time when you’re assigning people to projects, or a project is assigned to you, think about if this is the best use of their/your capabilities and if the results of the project truly impact business outcomes where they matter most!

Create a screen-recording with Skype for Business

Reading time: 2 minutes
This post appeared first on LinkedIn.

Doing more with less

I often talk to L&D professionals that share their concerns regarding the lack of budget, resources and tools. Recently I spoke with someone, let’s call him ‘Bob’, that wanted to start recording quick how-to videos but he stated that he did not have the right software and wouldn’t be able to get the budget to acquire it. Low and behold, Bob didn’t realize he already had a tool he could use only he never thought of using it that way…

Ever since attending the session of Jane Bozarth and Jo Cook at Online Educa Berlin’16 I’ve had an extra eye out for such ‘I can’t’ remarks. It’s true that in ever faster spinning hamster-wheel of life we often overlook what is right in front of us. During their session Jane and Jo highlighted how you can do more with less. Make better and smarter use of what you’ve got by looking beyond how tools are commonly used and start looking at how you can use them to meet your needs.

So getting back to Bob. I asked him if they used an online meeting platform. They did; Skype for business. As you may be aware, these kind of tools often have the possibility to record your meeting session. Slides that have been shared, including the narration are recorded and available as some sort of movie file. When I pointed that out to Bob he told me he had done that a couple of times but doesn’t use it often. Cool! he’d actually used that before, so he knew how to record an online meeting.

I said:”What if… you host a meeting with just yourself, share your desktop or application and record the how-to videos?”. A little twinkle appear in his eyes…

A day later he contacted me, overjoyed, that he had just finished his first set of screen-cast videos. He had shared them with his manager and both were happy with the result!

As you can see, there is a solution for every problem it’s all a matter of #doingmorewithless. It might not be a perfect solution, but at least your moving forward!

Never let perfection stand in the way of progress.

Want to give it a go yourself? Check out the quick steps below:

Creating a screen recording with Lync or Skype for Business is fairly simple.

  1. Plan a meeting with yourself and access the meeting.
  2. Share your desktop or program (e.g. PowerPoint)
  3. In Skype go to the more options section – The ellipse (…) icon
  4. Click start recording to record your session.
  5. Do your presentation, talk through your slides.
  6. In Skype go to the more options section – The ellipse (…) icon
  7. Click Stop recording (you can also pause here)

The recording will be processed and stored locally as an .mp4 video file. Share it via your intranet, add it to an e-learning course or upload it to a video server such as YouTube or Vimeo.

Record and play back a Skype for Business meeting

For more detailed information check out this Microsoft support page on how to record a Skype for Business meeting.

Zo maak je e-Learning weer effectief

Waar denk jij aan als je aan e-learning denkt?

Een goede manier om je vaardigheden te vergroten? Een prettige manier van leren? Voor veel mensen brengt de term e-learning helaas weinig positieve gedachten te weeg.

Zij zien het vooral als een saaie manier van leren. Het gros van de e-learning modules zijn vaak niet meer dan veredelde PowerPoint presentaties die even snel in een auteurstool zijn geknald. Slide na slide met informatie, bulletpoints en als leerdoel heeft alles ‘dit moeten de gebruikers weten’. Zinvol? Relevant? Vaak lijkt daar niet over nagedacht.

Maar hoe voorkom je nou dat jouw e-learning module niet meer is dan een grote ‘brain-dump’? Wat moet je doen om de medewerker het gevoel te geven dat ze hun tijd zinvol besteed hebben en dat het juist heel praktisch is om via e-learning te leren?

“Less is More!”

Kent u die uitdrukking? Een van de eerste syptomen van een brain-dump is dat werkelijk alles maar dan ook alles wat er over een onderwerp valt te vertellen in de training zit. De inhoudsdeskundige vind het vaak lastig onderscheid te maken tussen nice-to-know en need-to-know. Dat is ook niet gek, voor de inhoudsdeskundige is het vaak ook allemaal belangrijk. Daarom zijn zij juist de expert in dit specifieke onderwerp. Een kritische schifting is nodig om te bepalen wat er wel en juist niet in een e-learning module moet komen.

“One size-fits all”

Ik werk het grootste deel van mijn carierre voor grote organisaties en heb daar tal van trainingen mogen ontwikkelen. Als we een doelgroepanalyse deden bleken we al snel op een grote diversiteit van verschillende soorten doelgroepen te definieren. Dit resulteerde helaas niet in het inzicht dat we voor de diverse doelgroepen specifiek toegespitste trainingen gingen maken maar dat we juist alles gingen ‘veralgemeniseren’.  Op die manier hoefden we maar één training te ontwikkelen en konden we die waar nodig gewoon vertalen. Heel praktisch… maar de meest zinvolle oplossing? Nou nee.

hoe voorkom je nou dat jouw e-learning module niet meer is dan een grote ‘brain-dump’?

JEFF KORTENBOSCH

Ga maar na, je volgt een training van één uur. 20% is relevante informatie, iets waar je in jouw rol in de organisatie echt iets aan hebt. De overige 80% is vrij algemeen en doet er niet echt toe. De relevante 20% staat echter verspreid door de niet relevante 80%. Hoeveel van de informatie komt er nu echt bij je binnen? Wat blijft er ook daadwerkelijk hangen? Als je je e-learning toespitst op de 20% relevante informatie gediferentieerd op specifieke rollen die mensen in je organisatie hebben word het voor hen 100% relevant en is de werkverstoring van één uur ineens een effectieve maatwerk training van 20 minuten die 100% relevant is. De medewerker wint dus 40 minuten van zijn tijd terug en de bestede tijd is ook nog eens heel zinvol. Ik word daar enthousiast van!

“Een goede analyse zorgt voor een effectievere training!”

Een voorwaarde om tot een effectieve en dus relevante training te komen is een goede analyse. Helaas is dit iets waar het bij de meeste projecten aan ontbreekt. Als je geluk hebt wil de klant nog wel even kort nadenken over de leerdoelen van de module die gemaakt moet worden maar in de regel is vooral haast geboden. Ik ben dit jaar (weer) aan de slag met het ‘5 moments of need’ model en hierin vind je een bijzonder krachtige en eenvoudige manier om een leerbehoefteanalyse te doen. Het uitgangspunt is dat we moeten kijken naar hoe we medewerkers het best kunnen ondersteunen op hun werkplek, op het moment dat zij hun taken uitvoeren. Je gaat dus kijken naar de rollen die medewerkers hebben en welke taken zij uitvoeren. Een systeemtraining gaat dus niet meer over het systeem maar over de manier waarop medewerkers het moeten gebruiken. Een wezenlijk verschil.

De leerbehoeftanalyse van het 5 moments of need model is eenvoudig en bestaat uit de volgende drie onderdelen:

  • Een ‘job task’ analyse
  • Een ‘critical skills’ analyse
  • Het opzetten van een learning experience en performance plan

Een voorbeeld

Een job task analyse definieert de verschillende rollen die medewerkers hebben. Zo zouden de rollen voor een SharePoint training bijvoorbeeld; alle medewerkers, team-site owners, team-site members en communicatie personeel kunnen zijn. Elke rol gebruikt het SharePoint platform op een andere manier en bieden we dus content aan die voor hen relevant is. De rol ‘Alle medewerkers’ consumeert vooral informatie. Zij moeten dus bekend zijn met de basis van het zoeken en vinden van informatie en het navigeren binnen het platform. Wellicht zijn er nog specifieke settings in hun profiel die belangrijk zijn die toegelicht moeten worden zodat informatie die gepusht word door de organisatie goed bij hen aankomt. Een ‘Team-site owner’ is echter een veel technischere rol.

Zij zijn verantwoordelijk voor een site op sharepoint en moeten weten hoe ze de juiste toegang kunnen geven, hoe ze informatie kunnen afschermen en hoe ze informatie kunnen delen, hoe document libraries worden opgezet en hoe ze content kunnen verwijderen en eventueel terugzetten.

Je ziet dat de trainingsbehoefte en noodzaak van deze twee rollen heel anders is. Door toe te spitsen wat mensen doen vind je de relevantie van het materiaal dat je ze moet aanbieden.

Nadat je de job task analyse hebt voltooid kun je gaan kijken wat ‘kritieke vaardigheden’ zijn.

Kritieke vaardigheden zijn de taken die medewerkers uitvoeren die, als ze fout gaan, een grote impact hebben. Zo zullen er voor de rol ‘Alle medewerkers’ weinig kritische vaardigheden te definieren zijn. Immers als ze iets niet kunnen vinden op SharePoint zal dat geen grote gevolgen hebben voor de organisatie. Als we kijken naar de rol van de ‘Team-site owners’ dan is dat een ander verhaal. Als de owner niet in staat is bepaalde informatie af te schermen is het wellicht toegankelijk voor personen die daar niet voor gemachtigd zijn. Zou zouden bijvoorbeeld reorganisatie plannen al kunnen lekken voordat zou mogen gebeuren met alle gevolgen van dien.

De kritische skills analyse helpt je te bepalen en diferentieren wat er absoluut in een training moet zitten en wat als ‘extra informatie’ aangeboden kan worden.

Als je deze twee stappen, de job task analyse en kritische skills analyse hebt voltooid kun je gaan kijken welke (leer) oplossing het beste past bij de diverse taken om zo tot een effectieve mix van leeroplossingen te komen die wel effectief, zinvol en relevant is. Binnen de 5 moments of need doen ze dat in een overzichtelijke excel sheet waarbij je aankruist welke leer- of performance support oplossing het beste past bij de uitkomst van de voorgaande analyse.

Op deze manier word jouw e-learning geen brain-dump maar een compacte en effectieve leeroplossing!

 

Meer weten van het 5 moments of Need model en de daarbij horende learning needs analyse?

Mijn persoonlijke top 10 learning tools 2016

Elk jaar stelt Jane Hart de top 100 van Learning tools samen middels een uitgebreide survey. Ik draag al jaren mij steentje bij aan deze lijst en kan dit ook van harte aanraden dat jij dat doet. Immers hoe meer input, hoe beter de lijst.

Dit jaar leek het me leuk om mijn persoonlijke top 10 met jullie te delen.

Twitter / LinkedIn

Dit zijn mijn social hubs. Hier volg ik mensen waar ik iets van kan leren, deel ik informatie die ik de moeite waard vind (content curatie) of deel ik informatie die ik zelf maak(content creatie). Ik leer ontzettend veel van mensen zoals @elearning, @melmilloway, @janehart, @charlesjennings en vele anderen. Het volgen van mensen uit mijn ‘persoonlijke leernetwerk’ die ook weer aan content-curatie en -creatie doen is mijn voornaamste manier van kennis opdoen. Doordat dit 24/7 doorgaat leer ik elke dag nieuwe dingen bij, verbreed ik mijn visie en lees ik zaken waar ik over reflecteer en een eigen mening kan vormen. Als ik moest kiezen of ik nooit meer een cursus of training zou volgen of nooit meer mocht leren via social media was dit een makkelijke keus. Social learning wint zonder enige twijfel.

E-Learning Heroes

Over social learning gesproken! Het Articulate e-learning heroes forum heeft me voor een groot deel de specialist gemaakt die ik nu ben. De schat aan informatie, actieve vakgenoten en de wekelijkse e-learning challenges waarmee je je skills als ontwerper en ontwikkelaar kunt opbouwen is priceless. Geen opleiding die daar tegenop kan. Je moet er wel tijd in investeren en, zoals het spreekwoord gaat: je oogst wat je zaait! Een must voor iedere e-learning specialist!

Microsoft PowerPoint

Eigenlijk is dit mijn favoriete programma aller tijden. Mensen die klagen over ‘death by powerpoint’ hebben nooit de moeite genomen om te leren hoe ze fatsoenlijke presentaties moeten maken. Een kwestie van eigen-schuld-dikke-bult! Ik begrijp dat het makkelijk is om te doen wat het gros van de mensen doet. Slides volproppen met tekst en bullet-points. Maar daar leert niemand van. PowerPoint is een fantastische multimedia tool. Ik ontwerp er e-learning mee, illustreer ermee, maak eigen graphics, tja wat kun je eigenlijk niet met PowerPoint. Voor mij is het onmisbaar in mijn toolkit!

Articulate Storyline

Naar mijn mening de allerbeste e-learning auteurstool die er is. Nu moet ik eerlijk toegeven dat ik al jaren Articulate software gebruik en dus inmiddels geen idee heb wat de competitie doet. Storyline is fantastisch omdat het een enorm lage instap heeft zodat beginners er mee aan de slag kunnen en omdat het met jouw en je skills meegroeit. Voor mij is het de absolute #1 en onmisbaar. Punt!

Buffer App

Deze social sharing tool stelt me in staat om de content die ik wil delen over diverse social platformen volgens een door Buffer App voorgesteld tijdschema en interval. Het geeft me via eenvoudige statistieken inzicht in hoe mijn volgers interactie hebben met hetgeen ik met ze deel. Ik zou zeker zonder kunnen en alles op ieder platform onafhankelijk kunnen delen maar dit is een enorme time-saver.

Youtube

Wie leert er nu niet via Youtube. Of het nu gaat over tutorials van diverse tools die ik gebruik, inzicht te krijgen in nieuwe software of platformen door het bekijken van demo’s of omdat ik gewoon even wil weten hoe ik eigenlijk een kapotte thermostaatknop moet vervangen voor een nieuwe of aan mijn dochter moet voordoen hoe je een armbandje kan loomen; YouTube is mijn persoonlijke performance support tool. Je kunt de wereld gewoon niet meer zonder voorstellen. Hoe deden ze dat vroeger eigenlijk? (Mijn ouders hadden vroegen een encyclopedie, een enorme reeks boeken waar ‘alles’ in stond uitgelegd. Ik denk niet dat ik dat aan mijn kinderen kan uitleggen).

Google Docs

Waar ik eerst alles deed in Microsoft Office merk ik dat ik nu voornamelijk werk met Google Docs. MS Word heb ik zelden nog open (ja, op het werk waar we door verplicht gebruik van Internet Explorer niet fatsoenlijk kunnen werken in de Google omgeving) maar thuis doe ik alles met Docs. Het is ideaal dat het op al mijn devices is en dat ik zelfs via mijn telefoon in combinatie met Google’s spraakfunctie hele blogs kan dicteren! Het kost niets en het is altijd up-to-date. Geef jij nog een vermogen uit om Office te gebruiken? Ik niet!

Pinterest/Dribbble/Behance

Creatieve inspiratie is super belangrijk. Sites zoals Pinterest, Dribbble en Behance waar de meest getalenteerde illustratoren en graphic artists hun werk delen zijn een fantastische resource om inspiratie te krijgen voor je volgende project. Ben je geen ‘echte vormgever’? Begin dan met het namaken van bestaande designs. Je leert dan wel hoe je met de tools die je hebt het design kan creeëren dat je gezien hebt. Na verloop van tijd word je zelf ook steeds beter in wat werkt en wat niet. Gebruik jij nog Google afbeeldingen om inspiratie te krijgen? Probeer deze sites en overtuig je zelf!

Articulate Studio met Articulate Replay

in 2009 heb ik de overstap gemaakt van Adobe Captivate naar Articulate Studio. Ik was op zoek naar een e-learning auteurstool die ik kon faciliteren aan inhoudsdeskundingen zodat zij zelf e-learning konden gaan maken (user-generated-content) in plaats van altijd maar een klassikale training op te zetten aan het eind van hun projecten en daarmee de kennis en kunde die medewerkers moesten opdoen niet 24/7 beschikbaar maakten. Mijn eerste indruk was dat het een té eenvoudige tool was om serieuze e-learning te maken maar daar kwam ik al snel van terug. Ondanks dat ik zelf tegenwoordig volledig met Articulate Storyline werk heeft Studio een speciaal plekje in mijn hart. Het is nog steeds de allermakkelijkste e-learning tool voor de beginnende ontwikkelaar en bied voldoende mogelijkheden voor de semi-professional!

Een verborgen schat in Studio is Articulate Replay (ook beschikbaar als stand-alone tool). Een super basic screencasting tool. Ik gebruik dit voor al mijn Youtube videos en zou niet zonder willen. Ja, er zijn betere tools op de markt zoals Camtasia maar de eenvoud van Replay maakt dat ik de investering zelf nog niet heb hoeven maken. Heb je Studio kijk dan vooral eens naar de mogelijkheden van Replay!

Google Drive/ Dropbox/ WeTransfer / Articulate Tempshare

Wat je maakt moet je delen! Toch? Google Drive en Dropbox zijn onmisbaar voor het opslaan van source files en andere project informatie. Ik maak er al jaren gebruik van en er is geen makkelijkere manier om even snel een document te delen of zelfs samen aan te werken. Met WeTransfer stuur ik hele projecten van mijzelf naar de klant. Tot 2gb gratis transfer! Snel en gemakkelijk. Articulate tempshare gebruik ik om mijn Articulate projecten te delen met klanten ter review en feedback. 10 dagen lang staan mijn modules online en werken ze zoals ze in een LMS zouden werken. Eén voor een onmisbare tools in het opslaan en delen van projecten.

Dat zijn ze dan. Mijn persoonlijke top 10.

Wat me opvalt is dat LinkedIn hoger op mijn lijst is komen staan. Ik denk dat het komt omdat je er tegenwoordig op kan bloggen. Dit maakt dat ik vaak vergeet dat ik zelf ook nog een site heb waar ik blog posts kan/moet plaatsen. Ook mensen die ik volg lijken steeds meer LinkedIn als professioneel platform te gebruiken om kennis te delen.

Ook ben ik Google Docs meer gaan gebruiken. Ik moet me ook nog meer verdiepen in de overige Google tools maar vooralsnog ben ik super tevreden.

Wat vind je ervan? Zit er iets voor je tussen? Mist er iets? Laat het me weten in de comments!