Jeff’s Top 10 List Learning Tools 2019

Reading time: approx 10m

Another year, another top 10 list of learning tools survey by Jane Hart. It’s funny how these lists slowly adapt, yet stay the same. This year I notice some new tools creeping into my list only to realize they are just the next step or replacement from a tool or way of working I had before.

Let’s get started!

Feedly,

The newest addition to the list and one I felt should be on top. I’ve always been a ‘social learner’, pulling knowledge from a wide range of (online) sources. When I started out over a decade ago I found most of my information on Twitter. I used Tweetdeck as my content curation tool to help me bring information to me, following people, hashtags etc. I committed time every day to browse through tweetdeck and discover valuable things. Somewhere along the line, my findings in Tweetdeck took more time and the fine balance was lost. I had identified various valuable sources and just started to visit those regularly. The past couple of years ‘my manual system’ sank away to the background and although I still tried to find the information it was much more unstructured. In comes Feedly. I had heard about Feedly before but had never taken the time to figure out how to set it up and start using it. This year I met Mike Taylor at Learningtechday in Gent and he shared his curation process using Feedly. I had heard many podcasts and seen several webinars where Mike shared his process but seeing it in real life and talking to him about it made me realize I was missing out on ‘a system’ to collect content in a single place, making it easy to keep learning without the effort of ‘going out’ to find stuff.

After the conference I setup up Feedly and am now curating some great resources getting back in the daily learning habit.

LinkedIn, Twitter, 

As mentioned before I get a lot of valuable information from social sources. LinkedIn and Twitter are two great resources for finding peers and forward-thinking folks. It is also the place where I share my own curated content. Those articles, tools, webinars, podcasts etc that helped me grow. It’s also the place where I share my own original content with the world. Yes, I’ve got a personal WordPress blog but when writing I always post on LinkedIn first and then to my own blog. LinkedIn has matured a lot and it is a great platform to share expertise and insight in a professional setting.

Youtube,

I love YouTube. I have had my own channel for ages and love creating how-to videos to help others but also as a job-aid to myself. If there is a thing I don’t do to often that requires a lot of steps you can hope that resource explaining how to do something remains online and findable the next time you need it or you can simply create your own support resource. I love how YouTube democratizes learning and that you can find almost anything you would want to learn. Right now I am learning about prototyping in Invision, how to use Glideapps and for my entertainment watching Playstation Access.

Buffer,

Finding and creating valuable content is one thing but sharing effectively is another. Several years ago I found Buffer and it has enabled me to efficiently share any content I found or created. When you, like me, plan time in your day to read up on your social content sharing these findings in a way other people might find them easily can be tricky. Sharing all my finds in a matter of minutes after each other chances are maybe one or two items shared get noticed. Buffer helps me by creating a list of items that get published on my LinkedIn and Twitter feed at set intervals. This way there is not a single moment in the day I am publishing my finds but push out content 3-4 times a day. Buffer truly is one of my favorite apps to share!

Loom (screencasting)

Back in the day, there was this screencast revolution in the elearning community. So many people were recording how-to’s of their work in their favorite elearning authoring tools. When Screenr (the tool we used in the Articulate community) stopped there was a massive gap. About a year and a half ago I found Loom. It is an amazing web-based screen recorder that just shines in ease-of-use and, very important, stability. Now when I need to explain something within my own team at work I quickly record a video and share it via Loom. When I’m creating content for my YouTube channel I use Loom as well and download the video from Loom and upload it to YouTube. I just love the simplicity and basic editing capabilities of Loom (note: I rarely edit my videos. I usually record in one or two takes and decide it is good enough). If you haven’t tried Loom yet you should definately give it a go.

Google suite / Office 365

Content creation requires certain tools. Whether you are using the Google suite or Microsoft office writing, collecting and structuring content usually gets done in Word or Docs, PowerPoint or Slides and I couldn’t do without. PowerPoint especially has been my multimedia design tool of choice over the years. It is so versatile. I can create basic icons and other design elements. I used it for wireframing and mockups and is so shareable and editable by all. You’ve probably guessed it but this post started out as an outline in Google docs as well.

Invision Studio: Wireframing/Prototyping

As I just mentioned I am using Powerpoint to do a lot of basic wireframing and prototyping. As a learning designer, I feel my role is shifting more and more into learning and performance solution concepts, not developing them per se. Being able to create good wireframes and prototypes are becoming more and more important and not something I always want to outsource to suppliers. There is a lot I can do myself and I am currently trying to expand into more professional tools like Adobe XD and Invision Studio. Right now I am focusing on Invision Studio and building my capabilities in prototyping hopefully coming to a level where I can take that up to the next level.

Articulate 360 suite

Ah! The ultimate suite of elearning authoring tools, if you ask me. The 360 suite contains market-leading authoring tool Articulate Storyline for your slide-based elearning projects which is the strongest in the market today. If you can think of it, you can probably develop it in Storyline. The suite also contains Articulate Rise, the web-based responsive authoring tool, which is just one of the best and easiest tools I know that will create responsive elearning that will work on any device. For those into screencasting there is also Articulate Replay and Peek, a desktop and a web-based screen recorder. Replay is great as it adds a level of editing in its basic two-track video editor that is intuitive and effective. Last but not least there is Articulate Studio which ‘plugs in’ to PowerPoint and comes with a quiz builder and interaction tool that merge into each other when publish your elearning package. It often gets overlooked but it is the tool I started out with 15 years ago and still is one of the most hands-on and pragmatic authoring tools on the market. 

Communities of practice

Not a real software tool but a tool in my mind nonetheless. Sharing is caring and a lot of sharing goes on in communities of practice. I’ve learned so much by the generosity of people in communities and I must admit I would not be where I am today if I had not invested in them the way I did. I started out in the best community in the world for elearning designers and developers, the Articulate community, and can recommend it to anyone in the field of online learning. There are more communities though. Some open like Twitter chats and Linkedin groups which can hold a certain value (although I am yet to find an actual active LinkedIn Group in my area of interest). Taking time to be present in communities takes planning and commitment and like much of my social learning I’ve yet to find a way to leverage the new communities I am looking into and committing to a larger contribution. Any tips are welcome :).

Webinars & podcasts

I feel like I am cheating a little bit with this last entry but as mentioned I’m learning a lot from these informal ‘specialist’ talks in our field. I am still exploring which podcasts are worth connecting with and when is the best time to take time to listen in. For webinars I tend to sign up to stuff, even if I know I’m not going to make the time. Getting the recording is often even better as it allows me to scrub through it at a higher speed when I need and, obviously, watch when it is most convenient.

Getting started with Virtual Classrooms (Podcasts)

Earlier this year I did a podcast with Jo Cook from Lightbulb Moments. I shared my insights on getting started with virtual classrooms. We had a great chat and actually created two podcasts of around 25 minutes of that conversation. At the end of the podcasts, Jo and Mike from Lightbulb Moments share their key takeaways from the podcast.

You can check out both podcasts below. If you have any questions and thoughts just add them in the comments below.

Getting started with virtual classrooms – Part 1

Getting started with virtual classrooms – Part 2

How to set-up a reflection question in Articulate Rise

Think and reflect! A very powerful learning interaction and one I use often in my online learning solutions.

In this quick example video, I show you how I use them in Articulate Rise and how you can set them up.

Like this example? Got any ideas on how to do it in a different way? Let me know in the comments below!

Is your corporate academy still relevant for your employees?

Reading time: 4 minutes

I’ve been thinking about corporate learning and with that, corporate academies (or universities) a lot the past couple of years. Last year when I got invited to speak at the 8th annual Corporate learning and Corporate Academies event in Berlin I even raised the question: “Should a Corporate Academy still exist?”. That question came from my own experience looking at all the Corporate Academies and Universities I have seen over the years. Most struggle to go beyond the first maturity level and create a massive budget consuming behemoth, which does little more than manage a training catalog, do some basic vendor management, implements and maintains an expensive old-school Learning Management System and hosts and tracks a myriad of face-2-face and e-learning training solutions. All this is a lot of work but is it the right work? Does it help your employees and your organization?

Every time I see survey results or industry research about Corporate Academies, I read how they fail to be relevant and accessible for the organizations employees. Often such surveys and research follow up with improvement plans which seem to shoot for the stars yet find little success.

We need to start talking to what it is our employees need. What helps them to be better at their job? What do they need to prepare for their next job? We need to take a close look at what relevant and accessible means to them, not to the corporate HQ! If you fail to do, and prove that your Corporate Academy will always be seen as a cost and not as the critical value-adding enabler it can and needs to be.

What does relevant mean?

I love the obvious questions “Does it help me to be better at my job?” and “Does it prepare me for my next job?”. I truly believe that if the answer to these questions is ‘Yes’ then you are providing, facilitating and/or developing the right solutions. Mind you, the people answering these questions should be your employees, not stakeholders, not subject matter experts… your employees. They know what they need. They know what they will use and what they will ignore. Just look at your LMS reports :).

This means we need to get a whole lot better at doing a business needs analysis.

  • We need to know what changes and problems there are that need addressing.
  • We need to know what success looks like and how we can measure it.
  • We need to know the reality of our target audience.
  • We need to stop making excuses! If there is no clear business case then we should stop projects before they start.

This does not have to be rocket science. Context is king. Without context we’re just creating and maintaining content that has yet to prove its relevance.

We need to embrace the 70:20:10 framework and the 5 Moments of Need model as proven models for value based Learning and development. Only this way can we offer solutions that embed in our employee’s workflow and truly support them at being better at their jobs! Only then can we setup Corporate Academies that are truly relevant.

What does accessible mean?

Accessibility is key. It does not mean making it available via your LMS and expecting people to magically find it. In most organizations a small percentage uses the LMS on a regular basis to look at the offer and actively engages with it. Another group might visit the LMS during development talk time however finding what they need might prove to be an issue thus leaving the LMS behind the next time. There is also that other, fairly large group that haven’t even heard of your LMS or have but have forgotten about it completely.

Accessibility is having your solutions available when and where you’re employees need it. The 5 Moments of need model refers to ‘two clicks, 10 seconds’. For me this translates in ‘as easy and as fast as possible’. If you have to go find a computer somewhere and search for a link to the LMS, figure out your login details, start searching the course catalog, making sense of the search results trying to launch the solution, perhaps going through an approval workflow… you see where this is going right?

How can we make solutions available where employees are without them having to jump through a dozen burning hoops? For many employees finding the right content in their moment of need is like solving a rubics cube. It takes too much time and is too complex to hang on to ‘get it’.

Making the right content available in the right context in the right format is the essence of accessibility.

When taking people out of their work for formal training make sure you train them in where to find and how to use any training and support resources you’ve developed to support them outside the training. Do this right and people will use it and you will see the positive effect in your organization. Targets that will actually be met, changes will be embedded.

Articulate Gebruikersdagen 2018

Vandaag sprak ik op de 8e Articulate gebruikersdagen in Utrecht. In mijn sessie besprak ik de 20 vragen de je moet stellen om tot een goede business case te komen voor een training en support oplossing. Ik geloof dat dit een cruciale stap is die genomen moet worden voordat je gaat beginnen met een leerdoelen analyse. Een training hoeft immers niet de oplossing te zijn voor het probleem dat je klant heeft.

Het was de eerste keer dat ik deze vragen in een soort van ‘inspiratiesessie’ deelde en de feedback die ik kreeg was erg goed. Het is altijd mooi om te zien dat het klikt bij de deelnemers van een sessie.

Hieronder vind je mijn slides en daarmee alle vragen. Succes!

20 questions to ask before talking about learning objectives!

Reading time: 2,5 minutes
This post appeared first on LinkedIn.

I’ve been in Learning and Development for over 12 years now. It has been quite the learning journey for me, as I went from starting out in the role to being, well…, more experienced. One of the things that have continuously evolved over the years are the questions I’m asking my clients. Asking the right questions makes all the difference.

When I started out as an e-learning specialist my questions were focused on building the best possible e-learning module. Over the years I’ve learned that even though my job title might constrict me to ‘learning and development’, focusing on the product of a training request isn’t the best way to help my clients nor my organization.

I should be asking questions about the problem or change that we are trying to address and that address the desired outcome. I should not be jumping into learning objectives and solutions from the go. …and neither should you!

So what are the right questions to ask?

Good question! As I mentioned, my list of questions is an ever-evolving one.

The questions below have helped me, and my clients tremendously in painting a clear picture of where we are, where we want to be and how to prove what we are doing is actually working!

I am sharing these with you because we, as Learning and Development professionals need to better. We need to stop being a course factory and start building learning and performance solutions that actually work in the long term.

These questions, rooted in performance consulting, might just help you get started!

20 Questions to ask before talking about learning objectives!

  1. What is the problem/challenge you are trying to address?
  2. What is the business reason for this request?
  3. Do you have an idea for a solution in mind already?
  4. Who are the stakeholders and what are their roles (RACI)? What is their stake in this?
  5. Have you done a root cause analysis for the problem/challenge? What is the result?
  6. What will happen if we do nothing? What is the impact to the organization?
  7. What changes will we see in the organization when we implement this solution (What does success look like)?
  8. How can we measure the impact of the solution (with existing means)?
  9. Are there existing/immediate issues and/or behaviors that need addressing?
  10. What areas affect the desired outcome (Ability, Motivation, Organisational barriers …)?
  11. What are risks/challenges we need to consider?
  12. What is the desired timeline? Why this timeline?
  13. Is there a budget (range) known?
  14. What does the Target audience look like? How many people? Different roles? New starters? Existing? Access to digital? Mandatory? Language requirements? When will they take this training? Where would they look for information/support? …?
  15. Which others are affected by this problem/challenge?
  16. Which employees (5) can we talk to that experience/are impacted by the problem/challenge?
  17. What materials are available already and where? Is it being used? What works, what does not (proven)? Reusable? Scalable?
  18. Which technical requirements and limitations do we need to take into account?
  19. Which means are available for implementation?
  20. Is there anything relevant to this project I should know that I haven’t asked about?

So what are your thoughts? Questions, remarks? Drop me a comment below!

My favorite Learning & Development books!

Reading time: 2.5 minutes
This post appeared first on LinkedIn.

I often get asked what my favorite learning and development books are. I love books, especially those written by thought leaders in our industry. There’s such a wealth of information in them and they can be a great resource on the go. Here are a few books (in random order) I’d recommend to any L&D/HRD Professional.

702010 towards 100% performance [link]

This book really helped me understand the 702010 framework. It is an amazingly well-designed book that is very thorough. Jos, Charles and Vivian describe how the three pieces of the puzzle come together via a distinct set of roles that should exist within a modern L&D department.

Innovative Performance Support: Strategies and Practices for Learning in the Workflow [link]

This is probably the oldest book on my list as I had the honor to proofread it some years ago. Any organization that is moving from the traditional ‘training mindset’ to a modern ‘performance mindset’ will find this book extremely useful as it focuses on Performance Support in the workplace. To me, this methodology is the most pragmatic way to start the 702010 journey.

Learning in the Modern Workplace [link]

Honestly, I love Jane Hart and everything she does for our industry. Her book(s) and blog should be mandatory for anyone that is involved in an L&D or HRD role. Jane’s book is absolutely one of my favorites. An absolute must-have!

Show your work [link]

Jane Bozarth put together a great book that truly shows the value of ‘working out loud’. By showing your work you support productivity, improve performance, encourage reflective practice, and so much more.

Revolutionize Learning & Development: Performance and Innovation Strategy for the Information Age [link]

Okay, I’ve only read a GetAbstract book summary but I still want to put this one on this list. I think Clark Quinn really sends a clear message with his book and understands the need and urgency for L&D to change like no other! I’ll add this book to my bookshelf as soon as I’ve completed the books on my nightstand.

Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days [link]

I’ve only recently come across Design thinking and Sprints for learning but I find it an amazing process that really helps you step away from the solution and helps you find out what really works before spending a lot of time and money on a solution that won’t get the results you’re looking for. There’s also a great explanatory video playlist right [here].

Slide:ology: The Art and Science of Creating Great Presentations [link]

Training and workplace supporting materials are often slide-based. Nancy Duarte is the queen of presentations and her book is a great addition to anyone that creates learning materials.

All Articulate e-books [link]

As an Articulate Super Hero, it might be obvious to add this to the list. The team at Articulate has really put together a great set of compact e-learning design related e-books that will help any starting professional creating better e-learning.

Steal like an Artist [link]

I love this little book! Austin Kleon tells a great story. Get inspired by him and by the work of others to get better yourself. I’ve learned so much from other people’s work, deconstructing, recreating examples with the tools I have at my disposal.

These books are currently on my nightstand

I truly believe these books will help you grow as a professional and in turn, you will help grow our profession from course factory to strategic business partner!

Thoughts, insights? Any books you would like to recommend? Leave me a note in the comments below. And if you like this post please share it with your network.

Van Idee tot Realiteit: Performance Support in de Fabriek!

Leestijd: 3,5 minuten
Deze post verscheen als eerst op LinkedIn.

Joost Smilde is een L&D Specialist en Learning Developer bij FrieslandCampina. Onlangs sprak ik hem en hij vertelde over hoe hij succesvol een performance support oplossing heeft geïmplementeerd in een fabrieksomgeving. Dit gebeurt nu via een tablet met een app die de operators ondersteunt in het oplossen van verstoringen tijdens het productieproces.

Joost, wat was de vraag die je kreeg uit de organisatie?

De vraag die ik kreeg uit de organisatie was om onze mensen in de fabriek in Borculo, waar o.a. kindervoeding wordt geproduceerd, te trainen om verstoringen aan de productielijn op te lossen. Zo’n verstoring komt tenminste eenmaal per week voor en kost de organisatie zo’n € 42.000 per week. Een kwart van deze verstoringen werd veroorzaakt door foutief handelen van de operators. Daar was dus enorme winst te behalen.

Hoe ben je tot deze oplossing gekomen?

Bij FrieslandCampina moeten we meetbare impact realiseren van onze oplossingen. We hebben daarom bewust gekozen om niet direct naar standaard leeroplossingen, zoals klassikale training of e-learning, te grijpen. Om van analyse tot ontwikkeling te komen gebruiken ik een voor ons gestandaardiseerde workflow (zie afb.1) die ons in staat stelt, in een iteratief proces, op zoek te gaan naar de juiste oplossingen voor het probleem.

Je bent niet de drogist die een medicijn aanbied maar de arts die de diagnose stelt en de juiste behandeling start.

Samen met het projectteam dat uiteindelijk bestond uit zes personen, een paar operators en quality assurance medewerkers en ikzelf, zijn we aan de slag gegaan. Op de werkvloer dus!

Om te beginnen nam ik ze mee in de mindset change, van een standaard training naar een bredere performance oplossing. Ik begeleidde ze met het analyseren, ontwerpen en ontwikkelen van wat later de app zou worden die nu in de fabriek gebruikt wordt. Je kunt dit zien als een agile, design thinking proces dat ik faciliteerde.

Wat zijn de uitdagingen waar je tegenaan bent gelopen en hoe heb je ze aangepakt?

Het is makkelijk terug te grijpen naar oplossingen die ‘je al in de kast hebt staan’. Leeroplossingen die gisteren goed werkte zijn geen garantie voor succes vandaag. Door het standaard trainingsidee los te laten konden we met een schone lei beginnen.

Na een brainstormsessie bedachten we een interactieve PowerPoint module waarin we alle bekende verstoringen en hoe ze op te lossen plaatsten. Deze PowerPoint konden we op een tablet draaien waardoor operators op de werkvloer gebruik zouden kunnen maken van de actuele informatie waarmee zij de verstoringen stapsgewijs kunnen oplossen. Toen we op ruim 90% van de ontwikkeling waren kwamen we tot de conclusie dat we een enorm content monster aan het creëren waren. Het onderhouden en aanvullen hiervan was gedoemd te mislukken omdat het niet in het moment zelf kon. Terug naar het tekenbord dus. Na middag zoeken op internet kwamen we op het idee om zelf een echte app te bouwen die gekoppeld was aan een database. Het moest ook echt zelf want het budget en de resources waren minimaal.

Durf wat je al hebt bedacht weg te gooien!

De volgende uitdaging was ICT. Je weet dat als je werkplekondersteuning beschikbaar wil hebben op de werkvloer en daarbij real-time onderhoudbaar wil maken, je digitaal moet gaan. In dit geval wilde we een app gaan bouwen. Dat hadden we nog niet eerder gedaan. Als je dit soort nieuwe wegen inslaat ga je meestal voorbij aan de bestaande standaarden. Hierbij helpt het de juiste mensen te kennen binnen de organisatie, die je willen helpen en vertrouwen hebben in de business case. Je moet echt een duidelijk ‘what’s in it for you’ verhaal aan de man brengen.

Hierdoor zat ik, boven verwachting, al snel samen met ICT en Microsoft om tafel om te kijken hoe we met Office365 de gewenste app konden gaan bouwen.

Kun je iets vertellen over het resultaat, de impact op de organisatie?

Deze oplossing met een budget van €1000,- , 6 mensen die 1x per week samen kwamen, in een doorlooptijd van 12 weken, op één locatie levert de organisatie een besparing van ruim €200.000,- nog voor het einde van het jaar. En dat gaat volgend jaar natuurlijk gewoon door.

Wat ik nog mooier vind is de impact op de mensen. De operators geven aan niet meer onzeker te zijn als er een verstoring plaats vindt. Ze weten precies welke stappen ze moeten nemen en wanneer ze de Technische dienst er bij moeten halen. De app ondersteunt ze bij het oplossen van de verstoring en geeft ze de mogelijkheid nieuwe verstoringen te analyseren en vast te leggen.

Zijn er dingen die je de volgende keer anders zou doen?

Zeker! Ik zou nog sneller dingen laten vallen, kleinere prototypes maken. Als ik dat gedaan had hadden we misschien in de vierde week al aan het bouwen van de app begonnen!

Nieuwschierig naar meer details? Joost deelde zijn werkwijze en ervaringen op 26 september tijdens een lunchsessie bij Bright Alley. Lees hier het verslag van deze sessie.

Van 70.000 naar 1.000 trainingsuren! De Kracht van Performance Support

Leestijd: 6 minuten
Deze post verscheen eerst op LinkedIn.

In 2016 is AkzoNobel Corporate IT begonnen met de globale uitrol van Office365. De eerste applicatie die globaal beschikbaar werd was Sharepoint Online. Deze applicatie verving het oude Sharepoint 2010 waarop het intranet draaide. De implementatie is door AkzoNobel aangegrepen om een aantal organisatorische en procedurele verbetering door te voeren omtrent het gebruik van SharePoint Online.

Ik werd vanuit mijn rol bij Global Learning & Development benaderd om mee te denken met de adoptie van SharePoint Online, het nieuwe intranet, en het opzetten van de benodigde training voor de verschillende doelgroepen.

Corporate IT had al nagedacht over een de oplossing en zaten te denken aan het volgende:

  1. Voor de doelgroep ‘Alle medewerkers’ wilden ze graag een half uur elearning om ze te trainen in de basics van sharepoint gevolgd door een webinar van één uur om specifieke zaken toe te lichten.
  2. Voor de doelgroep ‘Site-owners’ wilden ze graag een half uur elearning en één dag klassikale training, gevolgd door 2 follow-up webinars van één uur.
  3. Voor de doelgroep ‘News-editors’ wilden ze graag een workshop van een dagdeel (4 uur) om ze kennis te laten maken met het nieuwe news-center.

Ik zette deze wensen op een rijtje en berekende hoeveel trainingsuren dit zou opleveren om te kijken wat de impact zou zijn op de organisatie, iets wat ik altijd doe bij een globale uitrol. In totaal zou deze oplossing de organisatie zo’n 70.000 uur aan training kosten, los van de ontwikkeling van het trainingsmateriaal. 70.000 manuren, daar schrokken we wel van. Hoe zou dat anders kunnen?

Ik stelde voor om op basis van het 5 Moments of Need analysemodel een inschatting te maken van wat er nodig is. Dit leermodel focust op de kritische en belangrijke taken die de doelgroepen moeten uitvoeren en de daarbij benodigde kennis. Het richt zich dus op de prestatie van de medewerker in zijn of haar specifieke rol, in dit geval, werken met SharePoint Online.

Door een Performance bril…

Samen met een Performance consultant die gespecialiseerd was in het 5 Moments of Need model en inhoudsdeskundigen van Corporate IT werd een taakanalyse en kritische vaardigheden analyse workshop gehouden. Op basis hiervan kwamen we al snel tot de conclusie dat de ‘alle medewerkers’ doelgroep niet veel kritische taken had en eigenlijk geen directe training nodig had. Ze zouden goed geholpen kunnen worden met ‘How-to’ achtige Job-aids en Quick reference materialen. Doordat deze groep geen formele training zou ontvangen viel er ineens zo’n 48.000 uur aan training weg. Het leren vindt plaats tijdens het werk doordat ze altijd beschikking hebben over het naslagwerk.

Hetzelfde deden we voor de ‘site-owners’. Daar kwamen wel wat kritische taken naar voren, bijvoorbeeld het zetten van de juiste rechten binnen de site, maar ook een hoop taken die wel belangrijk waren maar niet per sé in een training hoeven, zoals het zetten van een notificatie op een document library. Deze taken zouden ook toegankelijk gemaakt kunnen worden met ‘How-to’ achtige Job-aids en Quick reference materialen zoals dat ook bij de ‘alle gebruikers’ doelgroep zou gebeuren. Het resultaat van deze analyse leidde tot één elearning module van een half uur waarin alleen de kritische taken behandeld werden en waarin Site-owners leerden waar ze deze informatie en de overige belangrijke taken konden terugvinden op de daarvoor opgezette support portal (een Sharepoint intranet site). Hierdoor gingen we van 21.000 uur naar 1000 uur training en werd dus zo’n 20.000 uur aan formele training bespaard.

Als laatste werd samen met Corporate Communicatie de kleine doelgroep ‘News-editors’ onder de loep genomen en ook hier hetzelfde resultaat. De 4 uur durende workshop werd teruggebracht naar een korte elearningmodule van 15 minuten waarin de kritische en belangrijke taken op een ‘how to…’ wijze gepresenteerd werden. Korte videos en duidelijke, kort uitgeschreven stappen maakten de module direct een tool die tegelijk kon dienen als referentiemateriaal om naar terug te grijpen.

De twee dagen durende 5 Moments of Need analyseworkshop had zijn geld dubbel en dwars opgeleverd. Er was een duidelijk inzicht in de doelgroepen, hun kritische en belangrijke taken en de daarbij benodigde kennis en hoe deze optimaal aan te bieden aan de diverse doelgroepen. Daarbij werd de formele trainingsduur teruggebracht van 69.128 uur naar 1008 uur!

Meten is weten!

Het terugbrengen van de formele trainingsuren was één ding. Als we al die informatie via een support portal zouden aanbieden moest dat natuurlijk ook wel gebruikt worden. Hoe laat je de doelgroepen weten waar ze deze informatie vinden en hoe ze het kunnen gebruiken? Hoe meet je hierin of je succesvol bent?

Bij AkzoNobel werd besloten om binnen het SharePoint intranet een intranetsite op te zetten die zich volledig richtte op de ondersteuning van de migratie en de adoptie van het nieuwe platform. Deze site was erg makkelijk te vinden doordat er een grote banner werd geplaatst op de landingspagina van het intranet en door de e-mailcommunicatie rondom de lancering van het nieuwe intranet.

Door wekelijks de SharePoint statistieken bij te houden zagen we dat de eerste weken de support portal 5.000 tot 7.000 keer per week bezocht werd. Een paar maanden later zagen we dat zakken tot een stabiele 500 tot 700 keer per week. De portal werkte. Mensen wisten het te vinden en maakten er gebruik van.

Uit navraag bij de helpdesk leerde we dat het aantal vragen dat daar binnenkwam lang niet zo hoog was als verwacht. Daarnaast was de portal ook een ideale plek om medewerkers weer naar toe te verwijzen omdat de veel voorkomende vragen doorgaans al behandeld waren binnen de support portal. Nieuwe vragen en informatie konden ook makkelijk toegevoegd worden aan de portal waardoor de portal actueel bleef en de waarde van de portal bleef groeien. 

SharePoint als performance support portal

Bij AkzoNobel hebben we bewust gekozen om gebruik te maken van de infrastructuur die aanwezig is. Daarom hebben we in SharePoint, binnen de bestaande templates een structuur opgebouwd zodat de medewerkers snel bij de juiste informatie kunnen komen. Dit alles vraaggestuurd (Hoe doe ik…) en op basis van rol, waar mogelijk.Op deze manier krijg je als Site-owner dus alleen de informatie die voor jouw rol relevant is en hoef je dus zelf minder te zoeken en te filteren.

Op deze manier krijg je als Site-owner dus alleen de informatie die voor jouw rol relevant is en hoef je dus zelf minder te zoeken en te filteren.

Sneller resultaat, minder tijd aan het zoeken en vlug weer verder met je werk!

Op de site worden Site-owners gewezen op hun verantwoordelijkheden als owner en de daarbij verplichte e-learing. Aan de zijkant zien ze alle beschikbare referentiematerialen. Dit is een combinatie van standaard Online SharePoint help pagina’s (handig want dit wordt door Microsoft onderhouden), eigen Job-aids, videos, etc.

Job-aids

De Job-aids zijn nog al eens aan verandering onderhevig en daarom is er gekozen voor een eenvoudig maar effectief gebruik van een Word template. Weinig vormgeving maar wel een duidelijke structuur volgens de 5 Moments of Need methodologie.

Een bijkomend voordeel voor het IT team dat de support portal beheert is dat ze direct, online in SharePoint de Word documenten kunnen aanpassen wanneer er een update nodig is. Het versiebeheer word geregeld door SharePoint en ze hoeven niet steeds nieuwe documenten te creëren en te uploaden!Video’s

Video’s

Doordat Office365 ook een video platform heeft is het uploaden en delen van videos makkelijker dan ooit. Een korte schermopname is zo gemaakt en gedeeld via de support portal waar het direct ge-embed kan worden in een pagina of document. Door de ‘Commentaar’ functie kunnen medewerkers aangeven of er nog onduidelijkheden zijn of andere praktische tips aandragen.Van support tot micro-learning

De verschillende elementen van de support portal kunnen ook gecombineerd worden om er een korte elearning module van te maken. Bij AkzoNobel hebben we gekozen een module te ontwikkelen die op elk device toegankelijk is om het optimaal toegankelijk te maken voor de gebruikers. Het is een verzameling van korte videos uit de lanceer-communicatie en support portal en de quick-steps uit de job-aids die per rol beschikbaar zijn. Ook voor de e-mailcommunicatie voor de lancering werden materialen uit de support portal herbruikt.

Op deze manier kun je op efficiënt de beschikbare materialen voor meerdere doeleinden inzetten.

Conclusie

Soms kan een training een goed plan lijken maar het is ontzettend belangrijk te kijken wat alle bijkomende factoren, in dit geval tijdsbesteding, zijn om een compleet beeld te schetsen.

We de organisatie niet alleen een werkdisruptie van ruim 68.000 manuur bespaard, we hebben de 46.000 medewerkers van AkzoNobel ook niet nodeloos blootgesteld aan ‘generieke’ training die weinig relevant was, en snel vergeten zou worden.

Minder training, meer ondersteuning, hogere impact!

We hebben de impact inzichtelijk gemaakt middels de beschikbare statistieken en aangetoond dat de oplossing werkt. We hebben alle trainingsmaterialen in-house kunnen ontwikkelen met bestaande middelen en daarmee gezorgd dat we het ook zelf kunnen onderhouden.

Daarnaast is het team van Corporate IT is door de 5 Moments of Need workshop zelf in staat om nieuwe materialen en zelfs nieuwe projecten te analyseren.

Dat maakt de medewerkers blij, dat maakt de organisatie blij en het maakt mij blij om als Learning & Development professional een waardevolle bijdrage te leveren aan de impact van het project binnen de organisatie.

How L&D can (and should) impact your organization!

Reading time: 2 minutes
This post appeared first on LinkedIn.

Have you ever wondered what it is that makes you ‘happy’ at work? Do you know the answer? I think I do…

High performance… That’s it. And if you reflect on it you know it is true. Think about all those times that you finished your day and drove home with that intense feeling of satisfaction and accomplishment. You know you’ve done an amazing job that day or perhaps finished a project in a way you hadn’t imagined possible. You were able to perform at your highest level and there’s just nothing like that feeling!

And it doesn’t stop there. The next day you arrive at work you’ve still got that buzz. That feeling of happiness you get from being able to operate at the top of your ability has increased your engagement as an employee. Today you will look at the challenges you and your organization faces in a different way. Your brain is in a ‘can-do, getting-things-done’ state. You’ll be more productive and, bringing that attitude into work you’ll affect the people you work with and the projects you work on. When you are able to impact those people and projects it’s quite likely that that positive attitude will lead to more engaging conversations which lead to more innovative solutions that benefit the company and its customers.

This is exactly what happens in high performing teams. They create a self-sustaining high performance loop.

That means that if we, as Learning and Development and HR professionals, want to contribute to our business impact we need to improve employee happiness. That means supporting them in any way possible to create the circumstances that will allow them to perform at the top of their ability. For the past decade I’ve been hearing senior leaders as well as L&D and HR professionals talk about creating a ‘learning culture’ in their company when what they really need is a ‘performance culture’.

“People don’t come to work to learn. They come to work to work, to do their jobs to the best of their ability.

Laura Overton from Towards Maturity states that one thing is clear from their latest report ‘Unlocking potential’; “People want to be able to do their jobs better and faster!”. To me that clearly signifies a big change for L&D. We need to refocus from the traditional creation of courses and programs to more performance based solutions that have a direct impact in the workplace. How can we support our employees to maximize their day-to-day performance? How do we help managers identify top performers and learn from what it is they do different from the ones with average performance so they can increase the performance of their entire team? How do we start building a culture of high-performance?

Now I don’t pretend to have all the answers (sorry about that) but I do believe it starts with moving from Content to Context. Learning solutions (and HR Infrastructure) should support employees with the right content in their moment of need, which is mostly while they are doing their jobs. No more ‘one size fits all’ training programs but contextualized and role specific support to ensure people can keep performing critical tasks and don’t get bogged down getting trained in trivial meaningless tasks that add little value.

Support your employees in achieving their maximum performance and you’ll impact their happiness, engagement and ultimately their productivity and innovation!

This obviously doesn’t happen overnight but ask yourself:”What change can I make today that will have an impact tomorrow?”.