Van 70.000 naar 1.000 trainingsuren! De Kracht van Performance Support

Leestijd: 6 minuten
Deze post verscheen eerst op LinkedIn.

In 2016 is AkzoNobel Corporate IT begonnen met de globale uitrol van Office365. De eerste applicatie die globaal beschikbaar werd was Sharepoint Online. Deze applicatie verving het oude Sharepoint 2010 waarop het intranet draaide. De implementatie is door AkzoNobel aangegrepen om een aantal organisatorische en procedurele verbetering door te voeren omtrent het gebruik van SharePoint Online.

Ik werd vanuit mijn rol bij Global Learning & Development benaderd om mee te denken met de adoptie van SharePoint Online, het nieuwe intranet, en het opzetten van de benodigde training voor de verschillende doelgroepen.

Corporate IT had al nagedacht over een de oplossing en zaten te denken aan het volgende:

  1. Voor de doelgroep ‘Alle medewerkers’ wilden ze graag een half uur elearning om ze te trainen in de basics van sharepoint gevolgd door een webinar van één uur om specifieke zaken toe te lichten.
  2. Voor de doelgroep ‘Site-owners’ wilden ze graag een half uur elearning en één dag klassikale training, gevolgd door 2 follow-up webinars van één uur.
  3. Voor de doelgroep ‘News-editors’ wilden ze graag een workshop van een dagdeel (4 uur) om ze kennis te laten maken met het nieuwe news-center.

Ik zette deze wensen op een rijtje en berekende hoeveel trainingsuren dit zou opleveren om te kijken wat de impact zou zijn op de organisatie, iets wat ik altijd doe bij een globale uitrol. In totaal zou deze oplossing de organisatie zo’n 70.000 uur aan training kosten, los van de ontwikkeling van het trainingsmateriaal. 70.000 manuren, daar schrokken we wel van. Hoe zou dat anders kunnen?

Ik stelde voor om op basis van het 5 Moments of Need analysemodel een inschatting te maken van wat er nodig is. Dit leermodel focust op de kritische en belangrijke taken die de doelgroepen moeten uitvoeren en de daarbij benodigde kennis. Het richt zich dus op de prestatie van de medewerker in zijn of haar specifieke rol, in dit geval, werken met SharePoint Online.

Door een Performance bril…

Samen met een Performance consultant die gespecialiseerd was in het 5 Moments of Need model en inhoudsdeskundigen van Corporate IT werd een taakanalyse en kritische vaardigheden analyse workshop gehouden. Op basis hiervan kwamen we al snel tot de conclusie dat de ‘alle medewerkers’ doelgroep niet veel kritische taken had en eigenlijk geen directe training nodig had. Ze zouden goed geholpen kunnen worden met ‘How-to’ achtige Job-aids en Quick reference materialen. Doordat deze groep geen formele training zou ontvangen viel er ineens zo’n 48.000 uur aan training weg. Het leren vindt plaats tijdens het werk doordat ze altijd beschikking hebben over het naslagwerk.

Hetzelfde deden we voor de ‘site-owners’. Daar kwamen wel wat kritische taken naar voren, bijvoorbeeld het zetten van de juiste rechten binnen de site, maar ook een hoop taken die wel belangrijk waren maar niet per sé in een training hoeven, zoals het zetten van een notificatie op een document library. Deze taken zouden ook toegankelijk gemaakt kunnen worden met ‘How-to’ achtige Job-aids en Quick reference materialen zoals dat ook bij de ‘alle gebruikers’ doelgroep zou gebeuren. Het resultaat van deze analyse leidde tot één elearning module van een half uur waarin alleen de kritische taken behandeld werden en waarin Site-owners leerden waar ze deze informatie en de overige belangrijke taken konden terugvinden op de daarvoor opgezette support portal (een Sharepoint intranet site). Hierdoor gingen we van 21.000 uur naar 1000 uur training en werd dus zo’n 20.000 uur aan formele training bespaard.

Als laatste werd samen met Corporate Communicatie de kleine doelgroep ‘News-editors’ onder de loep genomen en ook hier hetzelfde resultaat. De 4 uur durende workshop werd teruggebracht naar een korte elearningmodule van 15 minuten waarin de kritische en belangrijke taken op een ‘how to…’ wijze gepresenteerd werden. Korte videos en duidelijke, kort uitgeschreven stappen maakten de module direct een tool die tegelijk kon dienen als referentiemateriaal om naar terug te grijpen.

De twee dagen durende 5 Moments of Need analyseworkshop had zijn geld dubbel en dwars opgeleverd. Er was een duidelijk inzicht in de doelgroepen, hun kritische en belangrijke taken en de daarbij benodigde kennis en hoe deze optimaal aan te bieden aan de diverse doelgroepen. Daarbij werd de formele trainingsduur teruggebracht van 69.128 uur naar 1008 uur!

Meten is weten!

Het terugbrengen van de formele trainingsuren was één ding. Als we al die informatie via een support portal zouden aanbieden moest dat natuurlijk ook wel gebruikt worden. Hoe laat je de doelgroepen weten waar ze deze informatie vinden en hoe ze het kunnen gebruiken? Hoe meet je hierin of je succesvol bent?

Bij AkzoNobel werd besloten om binnen het SharePoint intranet een intranetsite op te zetten die zich volledig richtte op de ondersteuning van de migratie en de adoptie van het nieuwe platform. Deze site was erg makkelijk te vinden doordat er een grote banner werd geplaatst op de landingspagina van het intranet en door de e-mailcommunicatie rondom de lancering van het nieuwe intranet.

Door wekelijks de SharePoint statistieken bij te houden zagen we dat de eerste weken de support portal 5.000 tot 7.000 keer per week bezocht werd. Een paar maanden later zagen we dat zakken tot een stabiele 500 tot 700 keer per week. De portal werkte. Mensen wisten het te vinden en maakten er gebruik van.

Uit navraag bij de helpdesk leerde we dat het aantal vragen dat daar binnenkwam lang niet zo hoog was als verwacht. Daarnaast was de portal ook een ideale plek om medewerkers weer naar toe te verwijzen omdat de veel voorkomende vragen doorgaans al behandeld waren binnen de support portal. Nieuwe vragen en informatie konden ook makkelijk toegevoegd worden aan de portal waardoor de portal actueel bleef en de waarde van de portal bleef groeien. 

SharePoint als performance support portal

Bij AkzoNobel hebben we bewust gekozen om gebruik te maken van de infrastructuur die aanwezig is. Daarom hebben we in SharePoint, binnen de bestaande templates een structuur opgebouwd zodat de medewerkers snel bij de juiste informatie kunnen komen. Dit alles vraaggestuurd (Hoe doe ik…) en op basis van rol, waar mogelijk.Op deze manier krijg je als Site-owner dus alleen de informatie die voor jouw rol relevant is en hoef je dus zelf minder te zoeken en te filteren.

Op deze manier krijg je als Site-owner dus alleen de informatie die voor jouw rol relevant is en hoef je dus zelf minder te zoeken en te filteren.

Sneller resultaat, minder tijd aan het zoeken en vlug weer verder met je werk!

Op de site worden Site-owners gewezen op hun verantwoordelijkheden als owner en de daarbij verplichte e-learing. Aan de zijkant zien ze alle beschikbare referentiematerialen. Dit is een combinatie van standaard Online SharePoint help pagina’s (handig want dit wordt door Microsoft onderhouden), eigen Job-aids, videos, etc.

Job-aids

De Job-aids zijn nog al eens aan verandering onderhevig en daarom is er gekozen voor een eenvoudig maar effectief gebruik van een Word template. Weinig vormgeving maar wel een duidelijke structuur volgens de 5 Moments of Need methodologie.

Een bijkomend voordeel voor het IT team dat de support portal beheert is dat ze direct, online in SharePoint de Word documenten kunnen aanpassen wanneer er een update nodig is. Het versiebeheer word geregeld door SharePoint en ze hoeven niet steeds nieuwe documenten te creëren en te uploaden!Video’s

Video’s

Doordat Office365 ook een video platform heeft is het uploaden en delen van videos makkelijker dan ooit. Een korte schermopname is zo gemaakt en gedeeld via de support portal waar het direct ge-embed kan worden in een pagina of document. Door de ‘Commentaar’ functie kunnen medewerkers aangeven of er nog onduidelijkheden zijn of andere praktische tips aandragen.Van support tot micro-learning

De verschillende elementen van de support portal kunnen ook gecombineerd worden om er een korte elearning module van te maken. Bij AkzoNobel hebben we gekozen een module te ontwikkelen die op elk device toegankelijk is om het optimaal toegankelijk te maken voor de gebruikers. Het is een verzameling van korte videos uit de lanceer-communicatie en support portal en de quick-steps uit de job-aids die per rol beschikbaar zijn. Ook voor de e-mailcommunicatie voor de lancering werden materialen uit de support portal herbruikt.

Op deze manier kun je op efficiënt de beschikbare materialen voor meerdere doeleinden inzetten.

Conclusie

Soms kan een training een goed plan lijken maar het is ontzettend belangrijk te kijken wat alle bijkomende factoren, in dit geval tijdsbesteding, zijn om een compleet beeld te schetsen.

We de organisatie niet alleen een werkdisruptie van ruim 68.000 manuur bespaard, we hebben de 46.000 medewerkers van AkzoNobel ook niet nodeloos blootgesteld aan ‘generieke’ training die weinig relevant was, en snel vergeten zou worden.

Minder training, meer ondersteuning, hogere impact!

We hebben de impact inzichtelijk gemaakt middels de beschikbare statistieken en aangetoond dat de oplossing werkt. We hebben alle trainingsmaterialen in-house kunnen ontwikkelen met bestaande middelen en daarmee gezorgd dat we het ook zelf kunnen onderhouden.

Daarnaast is het team van Corporate IT is door de 5 Moments of Need workshop zelf in staat om nieuwe materialen en zelfs nieuwe projecten te analyseren.

Dat maakt de medewerkers blij, dat maakt de organisatie blij en het maakt mij blij om als Learning & Development professional een waardevolle bijdrage te leveren aan de impact van het project binnen de organisatie.

Create a screen-recording with Skype for Business

Reading time: 2 minutes
This post appeared first on LinkedIn.

Doing more with less

I often talk to L&D professionals that share their concerns regarding the lack of budget, resources and tools. Recently I spoke with someone, let’s call him ‘Bob’, that wanted to start recording quick how-to videos but he stated that he did not have the right software and wouldn’t be able to get the budget to acquire it. Low and behold, Bob didn’t realize he already had a tool he could use only he never thought of using it that way…

Ever since attending the session of Jane Bozarth and Jo Cook at Online Educa Berlin’16 I’ve had an extra eye out for such ‘I can’t’ remarks. It’s true that in ever faster spinning hamster-wheel of life we often overlook what is right in front of us. During their session Jane and Jo highlighted how you can do more with less. Make better and smarter use of what you’ve got by looking beyond how tools are commonly used and start looking at how you can use them to meet your needs.

So getting back to Bob. I asked him if they used an online meeting platform. They did; Skype for business. As you may be aware, these kind of tools often have the possibility to record your meeting session. Slides that have been shared, including the narration are recorded and available as some sort of movie file. When I pointed that out to Bob he told me he had done that a couple of times but doesn’t use it often. Cool! he’d actually used that before, so he knew how to record an online meeting.

I said:”What if… you host a meeting with just yourself, share your desktop or application and record the how-to videos?”. A little twinkle appear in his eyes…

A day later he contacted me, overjoyed, that he had just finished his first set of screen-cast videos. He had shared them with his manager and both were happy with the result!

As you can see, there is a solution for every problem it’s all a matter of #doingmorewithless. It might not be a perfect solution, but at least your moving forward!

Never let perfection stand in the way of progress.

Want to give it a go yourself? Check out the quick steps below:

Creating a screen recording with Lync or Skype for Business is fairly simple.

  1. Plan a meeting with yourself and access the meeting.
  2. Share your desktop or program (e.g. PowerPoint)
  3. In Skype go to the more options section – The ellipse (…) icon
  4. Click start recording to record your session.
  5. Do your presentation, talk through your slides.
  6. In Skype go to the more options section – The ellipse (…) icon
  7. Click Stop recording (you can also pause here)

The recording will be processed and stored locally as an .mp4 video file. Share it via your intranet, add it to an e-learning course or upload it to a video server such as YouTube or Vimeo.

Record and play back a Skype for Business meeting

For more detailed information check out this Microsoft support page on how to record a Skype for Business meeting.

Zo maak je e-Learning weer effectief

Waar denk jij aan als je aan e-learning denkt?

Een goede manier om je vaardigheden te vergroten? Een prettige manier van leren? Voor veel mensen brengt de term e-learning helaas weinig positieve gedachten te weeg.

Zij zien het vooral als een saaie manier van leren. Het gros van de e-learning modules zijn vaak niet meer dan veredelde PowerPoint presentaties die even snel in een auteurstool zijn geknald. Slide na slide met informatie, bulletpoints en als leerdoel heeft alles ‘dit moeten de gebruikers weten’. Zinvol? Relevant? Vaak lijkt daar niet over nagedacht.

Maar hoe voorkom je nou dat jouw e-learning module niet meer is dan een grote ‘brain-dump’? Wat moet je doen om de medewerker het gevoel te geven dat ze hun tijd zinvol besteed hebben en dat het juist heel praktisch is om via e-learning te leren?

“Less is More!”

Kent u die uitdrukking? Een van de eerste syptomen van een brain-dump is dat werkelijk alles maar dan ook alles wat er over een onderwerp valt te vertellen in de training zit. De inhoudsdeskundige vind het vaak lastig onderscheid te maken tussen nice-to-know en need-to-know. Dat is ook niet gek, voor de inhoudsdeskundige is het vaak ook allemaal belangrijk. Daarom zijn zij juist de expert in dit specifieke onderwerp. Een kritische schifting is nodig om te bepalen wat er wel en juist niet in een e-learning module moet komen.

“One size-fits all”

Ik werk het grootste deel van mijn carierre voor grote organisaties en heb daar tal van trainingen mogen ontwikkelen. Als we een doelgroepanalyse deden bleken we al snel op een grote diversiteit van verschillende soorten doelgroepen te definieren. Dit resulteerde helaas niet in het inzicht dat we voor de diverse doelgroepen specifiek toegespitste trainingen gingen maken maar dat we juist alles gingen ‘veralgemeniseren’.  Op die manier hoefden we maar één training te ontwikkelen en konden we die waar nodig gewoon vertalen. Heel praktisch… maar de meest zinvolle oplossing? Nou nee.

hoe voorkom je nou dat jouw e-learning module niet meer is dan een grote ‘brain-dump’?

JEFF KORTENBOSCH

Ga maar na, je volgt een training van één uur. 20% is relevante informatie, iets waar je in jouw rol in de organisatie echt iets aan hebt. De overige 80% is vrij algemeen en doet er niet echt toe. De relevante 20% staat echter verspreid door de niet relevante 80%. Hoeveel van de informatie komt er nu echt bij je binnen? Wat blijft er ook daadwerkelijk hangen? Als je je e-learning toespitst op de 20% relevante informatie gediferentieerd op specifieke rollen die mensen in je organisatie hebben word het voor hen 100% relevant en is de werkverstoring van één uur ineens een effectieve maatwerk training van 20 minuten die 100% relevant is. De medewerker wint dus 40 minuten van zijn tijd terug en de bestede tijd is ook nog eens heel zinvol. Ik word daar enthousiast van!

“Een goede analyse zorgt voor een effectievere training!”

Een voorwaarde om tot een effectieve en dus relevante training te komen is een goede analyse. Helaas is dit iets waar het bij de meeste projecten aan ontbreekt. Als je geluk hebt wil de klant nog wel even kort nadenken over de leerdoelen van de module die gemaakt moet worden maar in de regel is vooral haast geboden. Ik ben dit jaar (weer) aan de slag met het ‘5 moments of need’ model en hierin vind je een bijzonder krachtige en eenvoudige manier om een leerbehoefteanalyse te doen. Het uitgangspunt is dat we moeten kijken naar hoe we medewerkers het best kunnen ondersteunen op hun werkplek, op het moment dat zij hun taken uitvoeren. Je gaat dus kijken naar de rollen die medewerkers hebben en welke taken zij uitvoeren. Een systeemtraining gaat dus niet meer over het systeem maar over de manier waarop medewerkers het moeten gebruiken. Een wezenlijk verschil.

De leerbehoeftanalyse van het 5 moments of need model is eenvoudig en bestaat uit de volgende drie onderdelen:

  • Een ‘job task’ analyse
  • Een ‘critical skills’ analyse
  • Het opzetten van een learning experience en performance plan

Een voorbeeld

Een job task analyse definieert de verschillende rollen die medewerkers hebben. Zo zouden de rollen voor een SharePoint training bijvoorbeeld; alle medewerkers, team-site owners, team-site members en communicatie personeel kunnen zijn. Elke rol gebruikt het SharePoint platform op een andere manier en bieden we dus content aan die voor hen relevant is. De rol ‘Alle medewerkers’ consumeert vooral informatie. Zij moeten dus bekend zijn met de basis van het zoeken en vinden van informatie en het navigeren binnen het platform. Wellicht zijn er nog specifieke settings in hun profiel die belangrijk zijn die toegelicht moeten worden zodat informatie die gepusht word door de organisatie goed bij hen aankomt. Een ‘Team-site owner’ is echter een veel technischere rol.

Zij zijn verantwoordelijk voor een site op sharepoint en moeten weten hoe ze de juiste toegang kunnen geven, hoe ze informatie kunnen afschermen en hoe ze informatie kunnen delen, hoe document libraries worden opgezet en hoe ze content kunnen verwijderen en eventueel terugzetten.

Je ziet dat de trainingsbehoefte en noodzaak van deze twee rollen heel anders is. Door toe te spitsen wat mensen doen vind je de relevantie van het materiaal dat je ze moet aanbieden.

Nadat je de job task analyse hebt voltooid kun je gaan kijken wat ‘kritieke vaardigheden’ zijn.

Kritieke vaardigheden zijn de taken die medewerkers uitvoeren die, als ze fout gaan, een grote impact hebben. Zo zullen er voor de rol ‘Alle medewerkers’ weinig kritische vaardigheden te definieren zijn. Immers als ze iets niet kunnen vinden op SharePoint zal dat geen grote gevolgen hebben voor de organisatie. Als we kijken naar de rol van de ‘Team-site owners’ dan is dat een ander verhaal. Als de owner niet in staat is bepaalde informatie af te schermen is het wellicht toegankelijk voor personen die daar niet voor gemachtigd zijn. Zou zouden bijvoorbeeld reorganisatie plannen al kunnen lekken voordat zou mogen gebeuren met alle gevolgen van dien.

De kritische skills analyse helpt je te bepalen en diferentieren wat er absoluut in een training moet zitten en wat als ‘extra informatie’ aangeboden kan worden.

Als je deze twee stappen, de job task analyse en kritische skills analyse hebt voltooid kun je gaan kijken welke (leer) oplossing het beste past bij de diverse taken om zo tot een effectieve mix van leeroplossingen te komen die wel effectief, zinvol en relevant is. Binnen de 5 moments of need doen ze dat in een overzichtelijke excel sheet waarbij je aankruist welke leer- of performance support oplossing het beste past bij de uitkomst van de voorgaande analyse.

Op deze manier word jouw e-learning geen brain-dump maar een compacte en effectieve leeroplossing!

 

Meer weten van het 5 moments of Need model en de daarbij horende learning needs analyse?

#FREEBIE: Minimalistic Storyline player menu and navigation controls

Hey everyone,

I’ve been playing around with a new menu with navigation controls.

Check out the YouTube video right here

The template contains

  • the menu plus nav controls on the left and right side of the screen
  • Dark and light grey versions for left hand section
  • Dark and light grey, blue, red, green and yellow versions for the right hand side

Everything is put on a Master slide so you can adapt anything you want right there. If you have any questions or comments drop me a line in the comments or contact me directly.

Play with it here  |  Download the Storyline2 source file here

Enjoy!
Jeff

 

This post appeared first at community.articulate.com

Creating a Switch/Toggle button – Motion Paths vs. Object States

motion-vs-state

This week I was working on Articulate community e-learning challenge #97: Toggle, Switch, and Slide Your Way to More Creative E-Learning Buttons. I contemplated various ideas and built a quick prototype. I was pretty happy with it and moved on to the design of the interaction. Building a toggle button/switch is a game of ‘states’. You’ve got an on state and an off state. Pretty simple right. All you have to do is choose what you want for your overall look and feel so I googled for ‘switch button design’ and was presented with a ton of possibilities. Some very trendy, some very cool, some rather boring. I did a similar search on Pinterest.

switch
Plenty of design options when creating a switch/toggle button.

To be thorough I even added ‘CSS’ to my search which added in a couple of nice animated buttons (example1 | example2| example3) and that set me to created animated switch buttons.

The first thing I did was rebuild Kevin Thorn’s example. It has a sweet, smooth motion path sliding the button back and forth. It’s a real beauty. It took me about 10 minutes to setup, test if I added all the triggers and conditions correctly and to see if the motion paths are properly aligned and basically do what I expect them to do. As usual I had to do a little tweaking with the order of the triggers to make sure the up and down movement was working properly but after 15 minutes I had myself a schwéééét animated switch button. I started to create a second button and started to copy and adapt it, making sure the new variables, motion paths etc were set-up correctly. Once testing it I noticed I missed something (again) and fixed it. I was quickly getting annoyed with all this tweaking. I was spending a lot of time with just a couple of @#$%^&! buttons.

I started thinking about time spent and effectiveness and the added value of the animation on the button. I thought, how long would it take me to build a regular button with a ‘normal’ state and a default ‘selected’ state. 2 minutes later I had an identical, yet non-animated, button. It worked perfectly, it required no variables or triggers to change states and and play various entrance and exit animations. It just worked. Making a copy was even quicker as I didn’t have to make any changes to any triggers, variables, motion paths and conditions. And the end result looked pretty good.

So, what to do? Should I go with the animated switch buttons or should I go with the effective ‘default’ button? Let’s put them together and decide…

 

Powered by elearningfreak.com

So there you have it.

It’s a bit like comparing a Ferrari with a Volkswagen. The animated button is a thing of beauty. When looking at them together I instinctively know I want it. The default button is just so… default. However… although the animated button is awesome it is, like a Ferrari, a costly thing. It takes more time to build, test and work to get it going as well as doing maintenance to it, then it does to create 20 regular buttons that are still pretty nice and get the job done. Is the additional time spend really adding value to your project?

So what would you do? Would you spend the time or save the dime? Would your client and users love you or hate you for your choice?

Love to hear your thoughts in the comments below!

 

Create a highlight effect for your software simulations in Articulate Storyline

Are you creating a lot of software training simulations or interactions? Then this might be a great tutorial for you.

I started out creating a lot of software training using Adobe Captivate. The recording feature in Articulate Storyline is one of my favorite features. It allows us to create super cool software simulations very fast and very easy. Another thing I find really cool is that Storyline allows us to add our own interactions to those software simulations once they’ve been recorded.

The other day I was watching a lynda.com tutorial and the presenter used in really simple, but cool highlight feature. Unfortunately such a feature is not default in Articulate Storyline but… we can easily create it ourselves.

Take a look at the video above and see how you can create your own highlight effect using Articulate Storyline.

WEBINARS FOR LEARNING… GOOD OR BAD?

I’ll be frank, I love the idea of webinars for learning. An expert sharing his experience with an interested audience, what’s better than that?? Having the ability to connect with peers and the expert, ask questions and discuss the how, what and why of a topic, now that’s where learning happens right? …Right?

Maybe it’s just me, but in reality, most webinars I attended aren’t that great. They’re long, there not that interactive and they’re too crowded to get any real answers to your questions, unless you’re lucky enough to get picked out by the Webinar facilitator at the end.

If you do some research on setting up webinars you’ll quickly find that there are interactions like polling, and asking direct questions to people to make sure the audience keeps participating. Some webinar tools even have a feature that shows if someone is doing something on another screen. To me that seems like the world upside down. You shouldn’t be building in activities force them to focus. Your story and expertise should be engaging enough to do that. Heck, that’s probably why people signed up for the webinar in the first place!

SO HOW CAN A WEBINAR BE IMPROVED?

Simply, make it as short as it can be. Small learning nuggets are well accepted in learning. Don’t waste your audience’s time with a 20 minute introduction. Be concise, stick to the topic. If there is information you want to discuss send anything that can be done as pre-work to the attendees. Watching a video or going through a document or detailed slide deck during a webinar can add so much time which can be prevented with a simple ‘required’ pre-work assignment.

Whenever I do a webinar I force myself to keep it within 30 minutes. That means I plan for 25-30 minutes of content instead of 60-90 minutes. I also plan to have time available to answer as many relevant questions as possible. I tend to plan for 45-50 minutes for the total session and if I use less people are generally happy have some time left.

AN ALTERNATIVE

Are you one of those persons that signs up so you can just watch the recording? I am. I think I attend 20% of the webinars I sign up for and watch 80% afterwards, fitting my own calendar. I do this on purpose. Based on the speaker, topic and obviously time of the webinar I select which ones I want to attend and interact in and which ones I want to just watch. If I have questions I just contact the facilitator afterwards.

I’ve experimented with this format myself and noticed that in our company many people prefer to watch recorded webinars at their convenience and I’ve actually started using this as a default way to share information with my internal customers. I’ve combined it with our social platform pointing them to the webinar post in an email invitation and making use of the commenting ability of the platform to receive and answer questions.

I still do live webinars but only when I feel it makes absolute sense to have people join and participate.

GOOD OR BAD?

So what are your webinars like? Are they good or bad or something in between? There’s always room for improvement! Did you like this post or have you got additional tips? Please share it in the comments below.

 

This post appeared first on LinkedIn.

3 Tips to Optimize Your Screencasts!

Have you ever watched a screencast video where you where thinking “What the heck am I looking at?!”. The items on the screen where so small they were nearly unreadable and where did that mouse pointer jump off to this time?? These are common annoyances for anyone who has ever watches a video tutorial online. Luckily there are a couple of easy things you can do to make this a little better!

Increase Your Mouse Pointer Size

This might seem a little awkward in the beginning, dragging around a massive mouse pointer, but your viewers will love you for it. On your Windows PC go to the Control Panel > Hardware and Sound > Devices and Printers > Mouse.

Select the Pointers tab and check the Scheme section. You’ll find a range of possibilities and you want to select one of the ‘Extra Large’ schemes. As you can see below I’ve selected the Windows Aero (extra large) (system scheme).

mouse pointer

When I started using this trick I used to switch back and forth between regular and extra large scheme because I felt the uncomfortable with the large mouse pointer turned on all the time. After forgetting to increase the size for several screencasts and having to re-record them again I switched to the extra large scheme permanently and actually have come to love my large mouse pointer.

Whenever I get behind a computer now, the first thing I do is increase the mouse pointer size because it is so much clearer when doing my day to day stuff.

Give it a try, you just might like it!

Increase Your System Text (And Other Items)

Another way to increase the readability of what you are recording is to increase the size of system text. Go to your Control Panel > Appearance and Personalization > Display > Make text and other itmes larger or smaller. By default it is set to Smaller -100%. Now switch it to Medium – 125%. The system will ask you to log off and on to take this into effect.

Once you’ve logged on again everything will be slightly bigger and thus more readable for your viewers. It’s a slight difference but worth the effort wouldn’t you say?

textsize

Again this is something that takes a little getting used to and as the screen mentions ‘Some items may not fit on your screen if you choose this setting while your display is set to this resolution’. Be sure to check if your display shows what you want to record properly.

I’ve been using this for a short time and have not encountered any problems as of yet but it’s a good habit to check before encountering an issue halfway.

Add zoom regions to your screen (for Articulate Storyline Users)

If you are using Articulate Storyline to record your screencasts and use them as a single slide video you can add Zoom regions on your video to help the viewer focus on the area you’re discussing.

Zoom regionYou can add multiple zoom regions on a single slide by going to the Insert tab and selecting the Zoom Region button in the ribbon. You can spread your zoom regions over the time line to zoom into the various areas you want to highlight.

 

That’s it. If you have any questions or comments drop me a line in the comments area below. I love to read your feedback!

Create your own PowerPoint illustrations for visual communication

Download all Images and the PowerPoint Source File

A little while ago Blair Rorani started a Twitter drawathon to get people excited about his new book Everybody draw now in which he teaches how to become a visual communicator by drawing! I joined in as I’ve been meaning to start drawing on my tablet for a while and this seemed like a great opportunity.

After the 15 day drawathon I was hooked. I bought Blair’s book (and so should you!) and learned so much more. I was so psyched that I actually kept the Twitter drawathon going up till last week when I took some vacation. I did not stop drawing however. What I did was prepare for a special drawathon, a PowerPoint drawathon!

Did he say… PowerPoint?

PowerPoint is one of the most powerful versatile tools you’ve got on your computer and you’re probably only using it for the most basic stuff. I’ve learned PowerPoint is so much more than a tool that allows managers to create horrible presentations. I use it for everything from story-boarding, developing training materials to designing graphics… You name it!

And that last one, designing graphics in PowerPoint, is what we’ll be looking at. Most e-learning developers spend a lot of time searching for images for their courses. But what if you were able to create your own… In a tool you already have installed on your computer? What if I told you that you can create your own unique graphics and won’t need to spend a dime and a lot of time on finding stock images and photography.

Yes, you can!

The cool thing about creating graphics for visual communication is that the don’t need to be works of art. So for the next few weeks let’s start drawing in PowerPoint exclusively and build a new skill. You’ll love how easy PowerPoint makes it for you to create cool looking visuals that are fully scale-able and customizable to your every need. Every image is nothing more than a bunch of shapes, and shapes is an area in which where PowerPoint excels!

So join me and spend a few minutes a day drawing in PowerPoint and become a PowerPoint Illustrator Pro!

Luckily you won’t have to come up with your own topics. When I mentioned my idea to Blair he suggested to use one of the lists in his book and that makes absolute sense.

Just like with the original #Everybodydrawnow Twitter drawathon I plan to share a video of me drawing the object of the day and I’ll be sharing the image on Twitter using the #Everybodydrawnow hashtag combined with the hash-tag #pptx. You should too! (Check out all entries on twitter here).

Let’s get started!

Day 0: Setting up PowerPoint for Illustration (Video)

Day 1: Watch (Video)
01 WATCH

Day 2: Tablet (Video)

02 TABLET

Day 3: Laptop Computer (Video)

03 LAPTOP COMPUTER

Day 4: Desktop Computer (Video)

04 DESKTOP COMPUTER

Day 5: Mouse (Video)

05 MOUSE

Day 6:  Document (Video)

07 DOCUMENT

Day 7: Sticky Note (Video)

08 STICKY NOTE

Day 8: Folder (Video)

09 FOLDER

Day 9: Pencil (Video)

11 PENCIL

Day 10: Brief case (Video)

12 SUITCASE

Day 11:  Drivers License (Video)

13-DRIVERS-LICENSE

Day 12: Money (Video)

14 MONEY

Day 13: Trash Can (Video)

15 TRASH CAN

Day 14: Printer (Video)

16 PRINTER

Day 15: Photograph(s) (Video)

21 PICTURE

Day 16:  Calendar (Video)

18 CALENDAR

Day 17: e-Mail (Video)

19 EMAIL

Day 18: Cup (Video)

24 CUP

Day 19: Take-Away Cup (Video)

25 CUP

Day 20: Boy & Girl (Video)

20 BOYGIRL

THE END! A big thank you for all of those that joined the Drawathon and shared your illustrations on Twitter or otherwise! And a special thank you to Blair Rorani who started it all!

FREEBIE: Download all images and the PowerPoint source file here (1,5 mb)

 

Like this post? Got questions or remarks? Please leave your comment below. I love to read your feedback!

Jeff

Less = More: Customizing the Articulate Player

When you’re creating courses using Articulate Studio or Storyline you’ve got a very effective and highly customizable pre-built player available. It allows you to adapt the color scheme to your specific needs, to turn on and off every possible player feature from menu, to volume button, from glossary to previous and next button.  This allows you to create the exact look you need.

But what if you want to go that extra mile? What if you want to give your course that fully custom look? In that case you’ll need to make a few extra adjustments.

Turn off all Player features

The first thing you want to do is turn off all the player items. You’ll do this in the Features section of the Player Settings. Turn of everything, the menu, the title, the seekbar , all player tabs like glossary and notes… everything!

Make the Player fully transparent

As I just mentioned you can customize the color scheme of the player to create your own unique look and feel. You can do this by going into the Colors & Effects section of the Player settings. Here you’ll find the option Show advanced color editing. Next to selecting a specific color for every conceivable element of the player there is also a transparency setting. This is where you’ll do your magic.

colorediting

When you select the Show advanced color editing option the label will change into Hide advanced color editing as you can see in the image above.

When you select Edit item: a menu will fold out with all player elements, don’t worry you don’t have to set them all to 100% transparency. All you need to focus on is the Base section. The base section contains seven items and you need to set all of these to 100% transparency to make your player fully transparent.

That’s it for the player, it’s now fully transparent. To make it easy on yourself you’ll want to save this as a custom player setting. You can do that by selecting Current Player in the ribbon. This will open a pull down menu were you can save your adjustments. Select Save as… and save it. For easy reference I suggest you call it ‘Transparent’.

Remove the Previous / Next Button

So now you’ve made the player fully transparent there are still a couple of things to change. Unfortunately we cannot turn off the Previous and Next button in the player settings. This is a setting that needs to be adjusted at page level.

The easy way to do this is by selecting all slides in your scene when you are in Story view. Just select the first slide and press CTRL-A. Now uncheck the Prev and Next buttons in the Slide Properties section in the right-hand corner below the Triggers panel.

slideproperties

Note that when you turn off these navigation buttons it’s up to you make sure users can navigate from slide to slide.

So that’s really it for the Player… Well, almost.

Changing the Feedback Slide Master

One of last things that needs to get customized it the Feedback Slide Master. By default this has the standard design for the basic feedback windows that get shown when you use quiz slides. You can create a new generic look and feel that could match any of your projects or a specific one for this course. Either way, you’ll want to get rid of the default look.

feedbackmaster

And that’s it! Adjust these screens and you’re course will look as unique as it possibly can.

Note: There are some default screens we cannot alter that have that default feedback look. This applies for the popup that asks you if you want to continue where you left off and the screen that will popup when you haven’t selected an answer on a quiz slide. These popups are colored according the default color scheme and if you want to adjust these you need to go back into the advanced color editing section of the Player settings.

Like this post or have any questions or concerns? Let me know in the comments below. I love to read your feedback.