Zo maak je e-Learning weer effectief

Waar denk jij aan als je aan e-learning denkt?

Een goede manier om je vaardigheden te vergroten? Een prettige manier van leren? Voor veel mensen brengt de term e-learning helaas weinig positieve gedachten te weeg.

Zij zien het vooral als een saaie manier van leren. Het gros van de e-learning modules zijn vaak niet meer dan veredelde PowerPoint presentaties die even snel in een auteurstool zijn geknald. Slide na slide met informatie, bulletpoints en als leerdoel heeft alles ‘dit moeten de gebruikers weten’. Zinvol? Relevant? Vaak lijkt daar niet over nagedacht.

Maar hoe voorkom je nou dat jouw e-learning module niet meer is dan een grote ‘brain-dump’? Wat moet je doen om de medewerker het gevoel te geven dat ze hun tijd zinvol besteed hebben en dat het juist heel praktisch is om via e-learning te leren?

“Less is More!”

Kent u die uitdrukking? Een van de eerste syptomen van een brain-dump is dat werkelijk alles maar dan ook alles wat er over een onderwerp valt te vertellen in de training zit. De inhoudsdeskundige vind het vaak lastig onderscheid te maken tussen nice-to-know en need-to-know. Dat is ook niet gek, voor de inhoudsdeskundige is het vaak ook allemaal belangrijk. Daarom zijn zij juist de expert in dit specifieke onderwerp. Een kritische schifting is nodig om te bepalen wat er wel en juist niet in een e-learning module moet komen.

“One size-fits all”

Ik werk het grootste deel van mijn carierre voor grote organisaties en heb daar tal van trainingen mogen ontwikkelen. Als we een doelgroepanalyse deden bleken we al snel op een grote diversiteit van verschillende soorten doelgroepen te definieren. Dit resulteerde helaas niet in het inzicht dat we voor de diverse doelgroepen specifiek toegespitste trainingen gingen maken maar dat we juist alles gingen ‘veralgemeniseren’.  Op die manier hoefden we maar één training te ontwikkelen en konden we die waar nodig gewoon vertalen. Heel praktisch… maar de meest zinvolle oplossing? Nou nee.

hoe voorkom je nou dat jouw e-learning module niet meer is dan een grote ‘brain-dump’?

JEFF KORTENBOSCH

Ga maar na, je volgt een training van één uur. 20% is relevante informatie, iets waar je in jouw rol in de organisatie echt iets aan hebt. De overige 80% is vrij algemeen en doet er niet echt toe. De relevante 20% staat echter verspreid door de niet relevante 80%. Hoeveel van de informatie komt er nu echt bij je binnen? Wat blijft er ook daadwerkelijk hangen? Als je je e-learning toespitst op de 20% relevante informatie gediferentieerd op specifieke rollen die mensen in je organisatie hebben word het voor hen 100% relevant en is de werkverstoring van één uur ineens een effectieve maatwerk training van 20 minuten die 100% relevant is. De medewerker wint dus 40 minuten van zijn tijd terug en de bestede tijd is ook nog eens heel zinvol. Ik word daar enthousiast van!

“Een goede analyse zorgt voor een effectievere training!”

Een voorwaarde om tot een effectieve en dus relevante training te komen is een goede analyse. Helaas is dit iets waar het bij de meeste projecten aan ontbreekt. Als je geluk hebt wil de klant nog wel even kort nadenken over de leerdoelen van de module die gemaakt moet worden maar in de regel is vooral haast geboden. Ik ben dit jaar (weer) aan de slag met het ‘5 moments of need’ model en hierin vind je een bijzonder krachtige en eenvoudige manier om een leerbehoefteanalyse te doen. Het uitgangspunt is dat we moeten kijken naar hoe we medewerkers het best kunnen ondersteunen op hun werkplek, op het moment dat zij hun taken uitvoeren. Je gaat dus kijken naar de rollen die medewerkers hebben en welke taken zij uitvoeren. Een systeemtraining gaat dus niet meer over het systeem maar over de manier waarop medewerkers het moeten gebruiken. Een wezenlijk verschil.

De leerbehoeftanalyse van het 5 moments of need model is eenvoudig en bestaat uit de volgende drie onderdelen:

  • Een ‘job task’ analyse
  • Een ‘critical skills’ analyse
  • Het opzetten van een learning experience en performance plan

Een voorbeeld

Een job task analyse definieert de verschillende rollen die medewerkers hebben. Zo zouden de rollen voor een SharePoint training bijvoorbeeld; alle medewerkers, team-site owners, team-site members en communicatie personeel kunnen zijn. Elke rol gebruikt het SharePoint platform op een andere manier en bieden we dus content aan die voor hen relevant is. De rol ‘Alle medewerkers’ consumeert vooral informatie. Zij moeten dus bekend zijn met de basis van het zoeken en vinden van informatie en het navigeren binnen het platform. Wellicht zijn er nog specifieke settings in hun profiel die belangrijk zijn die toegelicht moeten worden zodat informatie die gepusht word door de organisatie goed bij hen aankomt. Een ‘Team-site owner’ is echter een veel technischere rol.

Zij zijn verantwoordelijk voor een site op sharepoint en moeten weten hoe ze de juiste toegang kunnen geven, hoe ze informatie kunnen afschermen en hoe ze informatie kunnen delen, hoe document libraries worden opgezet en hoe ze content kunnen verwijderen en eventueel terugzetten.

Je ziet dat de trainingsbehoefte en noodzaak van deze twee rollen heel anders is. Door toe te spitsen wat mensen doen vind je de relevantie van het materiaal dat je ze moet aanbieden.

Nadat je de job task analyse hebt voltooid kun je gaan kijken wat ‘kritieke vaardigheden’ zijn.

Kritieke vaardigheden zijn de taken die medewerkers uitvoeren die, als ze fout gaan, een grote impact hebben. Zo zullen er voor de rol ‘Alle medewerkers’ weinig kritische vaardigheden te definieren zijn. Immers als ze iets niet kunnen vinden op SharePoint zal dat geen grote gevolgen hebben voor de organisatie. Als we kijken naar de rol van de ‘Team-site owners’ dan is dat een ander verhaal. Als de owner niet in staat is bepaalde informatie af te schermen is het wellicht toegankelijk voor personen die daar niet voor gemachtigd zijn. Zou zouden bijvoorbeeld reorganisatie plannen al kunnen lekken voordat zou mogen gebeuren met alle gevolgen van dien.

De kritische skills analyse helpt je te bepalen en diferentieren wat er absoluut in een training moet zitten en wat als ‘extra informatie’ aangeboden kan worden.

Als je deze twee stappen, de job task analyse en kritische skills analyse hebt voltooid kun je gaan kijken welke (leer) oplossing het beste past bij de diverse taken om zo tot een effectieve mix van leeroplossingen te komen die wel effectief, zinvol en relevant is. Binnen de 5 moments of need doen ze dat in een overzichtelijke excel sheet waarbij je aankruist welke leer- of performance support oplossing het beste past bij de uitkomst van de voorgaande analyse.

Op deze manier word jouw e-learning geen brain-dump maar een compacte en effectieve leeroplossing!

 

Meer weten van het 5 moments of Need model en de daarbij horende learning needs analyse?

Leave a Reply